10 Timemanagement tips voor recruiters

Timemanagement is een essentiële vaardigheid voor recruiters. Met heel veel vacatures te vervullen, altijd kandidaten die (terecht) om aandacht vragen en hoge eisen van hiring managers moeten recruiters hun taken prioriteren om effectief en succesvol te zijn. Met deze 10 timemanagement-tips helpen we je op weg. Je doet meer in minder tijd en focust je op de belangrijkste taken.

Tien timemanagement-tips

1. Maak dagelijks een to do-lijst: start iedere dag een paar minuten met het maken van een lijst met taken die die echt af moeten. Focus je daarbij op de meest belangrijke taken die gedaan moeten worden. Gebruik daarvoor bijvoorbeeld de Most Important Tasks (MIT)-methode. Een MIT is een belangrijke taak, die als je deze afrondt, de meest significante resultaten oplevert. Zet dagelijks niet meer dan 3 van deze MIT’s op je to do -lijst. Moet je dus een vacature voor een key-positie vervullen, focus je dan daar op.

2. Stel specifieke doelen: Het is niet voldoende om alleen een algemeen idee te hebben van wat je wilt bereiken. Stel in plaats daarvan specifieke doelen voor elke dag, week en maand. Dit helpt je op het goede spoor te blijven en ervoor te zorgen dat je vooruitgang boekt.

3. Prioriteer taken: Als iedereen aan je trekt krijg je al snel het gevoel dat alles belangrijk is en meteen moet gebeuren. Over het algemeen is dit echter niet zo. Een goed hulpmiddel is de Eisenhower Matrix. Inderdaad, een matrix die door de voormalige Amerikaanse president werd gebruikt om prioriteiten te stellen.

• • Als een taak dringend en belangrijk is, doe deze eerst
  • Als een taak belangrijk is, maar niet urgent, plan deze dan in voor later
  • Als een taak dringend is, maar niet belangrijk, delegeer deze dan of besteedt deze uit
  • Als een taak niet urgent is en niet belangrijk, doe deze dan helemaal niet

4. Delegeer: het kwam ook al bij bovenstaande tip aan de orde. Delegeer wanneer mogelijk. Als je meer werk hebt dan je aankunt, overweeg dan om een deel van je taken te delegeren. Dat moet dan natuurlijk wel mogelijk zijn. Er moeten capabele medewerkers, interimmers of leveranciers zijn waaraan je kunt delegeren. Bovendien moet het overdragen niet teveel tijd kosten, want anders had je het net zo goed zelf kunnen doen. Toch kun je met een beetje creatief nadenken altijd wel taken verzinnen die (gedeeltelijk) over te dragen zijn. Daarbij kan het soms zinvol zijn om taken in deeltaken op te knippen. Dat is meteen tip 5.

5. Knip taken op in deeltaken: Taken kunnen soms overweldigend en intimiderend zijn of lijken. Probeer dan of je deze taak kunt opsplitsen in kleinere, beter hanteerbare brokken. Daar kun je dan weer prioritiet aan hangen en ze opnemen in je dagelijkse to do-lijstje. Of uitbesteden natuurlijk.

6. Elimineer afleiding: Dit is een hele belangrijke tip, maar wellicht van alle tips het moeilijkst in praktijk te brengen. Onze oplichtende telefoon, met pushberichten, appjes en telefoonoproepen vraagt om constante aandacht. Die mails die binnenkomen, moeten toch ook eerst gelezen worden. Focussen is dus moeilijk, maar niet onmogelijk natuurlijk. Zet je telefoon uit, of leg deze – met het geluid uit – wat verder weg. Werk je in Word, zet dan de focusmode (zie de taakbalk rechtsonder) aan. Je wordt dan niet gestoord door binnenkomende mails. Of, doe het op wilskracht, je dwingt jezelf om geconcentreerd aan slechts een taak – zonder afleiding – te werken. De volgende tip sluit hierbij aan.

7. Gebruik een timer: de meeste mensen kunnen niet uren geconcentreerd achter elkaar werken. Daar zijn we gewoonweg niet op ‘gebouwd’. De Pomodoro-techniek is een populaire manier om geconcentreerd aan een taak te werken. Deze werkt als volgt: zet een timer naast je neer (er zijn ook apps die dit kunnen, maar dan moet je je telefoon – die meesterafleider – weer naast je neerleggen). Zet deze op 25 minuten en werk geconcentreerd aan een taak. Na 25 minuten neem je een pauze van 5 minuten. Na vier van deze sessies (pomodoro’s) neem je een pauze van circa 30 minuten. Heb je meerdere kleine taakjes, bundel die dan tot 1 pomodoro. Vergt een taak meer dan 4 pomodoro’s, knip deze dan op in deeltaken (zie tip 5), zodat je toch progressie ziet.

8. Doe wat je meteen kunt doen, meteen: Dit lijkt enigszins in tegenspraak met timemangement-tip 3, maar is het niet. Het gaat erom dat je minitaakjes meteen oppakt en niet eerst gaat opnemen in je planning en uitstelt. Het plannen kost waarschijnlijk meer tijd en bovendien moet je je weer concentreren of inlezen oid op die taak, waardoor het twee keer tijd kost. Als en kandidaat een vraag heeft die je in 1 minuut kunt beantwoorden, doe dat dan meteen. Handel kleine 1 minuuttaakjes (ok, het mogen er ook 3 zijn) meteen af, zodat ze ‘uit je systeem’ zijn. Als je in focusmode werkt is dit uiteraard niet aan de orde. 

9. Identificeer waar je tijd heen gaat (tijdverspillers): Hou eens een tijdje in een dagboekje of iets dergelijks bij waar je je tijd aan besteedt. Dat zorgt voor bewustwording waar je je tijd aan besteedt. Is dat bijvoorbeeld wekelijks twee uur aan onzinnige taken, schrap deze dan.

10. Voed hiring managers op: Ok, niet echt een timemanagementtip. Maar wel een tip die je veel tijd kan opleveren. In praktijk komt het veelvuldig voor dat je hiring managers achter de broek moet zitten voor het aanleveren van informatie over een openstaande vacature, het reageren op een afspraak voor een sollicitatiegesprek of een terugkoppeling op een selectiegesprek. Frustrerend en tijdrovend. Zorg dus voor bewustwording bij hiring managers dat niet alleen hun tijd kostbaar is, maar ook die van jou. En laat hen zien wat ontevreden sollicitanten kosten, die door een veel te lang recruitmentproces moeten. Kandidaten trekken zich terug uit procedure of zijn ontevreden en vertellen dat aan vrienden en familie. Dat levert dan weer (reputatie)schade op en minder sollicitanten. Als dat bewustzijn er is bij hiring managers zullen ze jouw tijd minder verkwanselen en het levert dus minder afhakers en meer tevreden sollicitanten op. Win win!

Om te voorkomen dat je vastloopt als recruiter, of erger nog, een burn-out krijgt, is het belangrijk dat je timemanagement-vaardigheden hebt. Dat is precies de reden waarom we een module Timemanagement hebben toegevoegd aan de opleiding Recruitment Professional. Want natuurlijk is het belangrijk dat je weet hoe je je recruitmentproces optimaliseert, een wervingsadvies kunt uitbrengen of een selectieproces voert. Maar dan moet je daar wel aan toekomen natuurlijk.