26 tips voor het invoeren van een succesvol referral recruitmentprogramma

Referral recruitment is werving waarbij potentiële werknemers worden aangedragen door aanbevelingen van eigen medewerkers. Het gaat om het gebruik maken van het (informele) netwerk van medewerkers. Dat kan het LinkedIn-netwerk zijn, maar ook iedereen die je kent van de sport- of carnavalsvereniging, ouders die je tegenkomt op het schoolplein of mensen die je ieder jaar tegenkomt op de verjaardag van je broer. Via via werving is een belangrijke en effectieve manier om aan nieuw personeel te komen. Om dit op een goede manier te organiseren is het opzetten van een referral recruitmentprogramma aan te raden.

Voordelen van referral recruitment

Het inzetten van referral recruitment heeft verschillende voordelen ten opzichte van andere wervingsmethoden en -kanalen. De kwaliteit van de aangenomen medewerker die via referral binnenkomt is over het algemeen beter. Het is een relatief goedkoop wervingskanaal. Medewerkers die via referral binnenkomen blijven langer. Door iedereen mee te laten zoeken kun je een groot bereik realiseren. Eigen medewerkers kennen de organisatie het beste en kunnen uit eigen ervaring vertellen hoe het is om er te werken. Ze weten ook precies wie past bij de cultuur en in het team.

Werven via referrals is dus echt een wervingsmethode die veel aandacht zou moeten krijgen. Naar schatting is in Nederland 10 procent van de aangenomen kandidaten afkomstig uit referral recruitment. Organisaties die refferal recruitment echt succesvol inzetten komen tot wel 40 procent, of soms nog hoger.

Tips voor een goed werkend referral recruitmentprogramma

Om referral recruitment goed neer te zetten en te laten renderen is het opzetten van een referral recruitmentprogramma een must. Maar waar moet een dergelijk programma aan voldoen? Waar moet je op letten? Onderstaand de 26 tips en tricks voor het opzetten van een succesvol programma.

Algemene tips

1. Begin met medewerkers te vertellen waarom het cruciaal is dat vacatures goed en snel vervuld worden. Dat is niet alleen voor de organisatie, voor de werkgever, van belang, maar ook in het belang van medewerkers zelf. Immers, als er veel openstaande vacatures zijn moeten ze bijvoorbeeld zelf harder werken en is de kans op stress en ziekteverzuim hoger.
2. Kies allereerst een goede naam voor het referral recruitmentprogramma. Sluit daarbij aan bij de beleving van medewerkers. Maak het aantrekkelijk en makkelijk te onthouden. Iets simpels, zoals ‘Werf een vriend’ of ‘Werf en cash’ kan al volstaan.
3. Het programma moet zo overzichtelijk mogelijk in elkaar zitten. Dat betekent niet allerlei uitzonderingen en dergelijke. Dus:

• Alle medewerkers, ook recruiters en HR-medewerkers zelf, mogen meedoen.
• Alle vacatures komen in aanmerking voor de referral regeling. Het referral programma geldt voor alle functies en functieniveaus. Ook met het werven van directeuren en bestuurders via referral zijn goede ervaringen. Bestuurders en directeuren hebben immers vaak een groot en goed netwerk.

4. Help medewerkers de waarde van hun eigen netwerk te zien. Iedereen heeft namelijk een netwerk. En dat netwerk heeft waarde. Laat medewerkers zien hoe ze dit netwerk in kaart kunnen brengen en kunnen benutten. Train medewerkers daarin.
5. Het referral recruitmentprogramma mag alleen gelanceerd worden als aan basisvoorwaarden is voldaan. Je kunt het maar een keer verpesten. Beter eerst goed neerzetten, dan een mislukt traject.

Personeelsbeleidstips

6. Medewerkers zullen alleen aan het programma meedoen als ze tevreden zijn, als het personeelsbeleid goed is. Je moet een goed werkgever zijn. Alleen als medewerkers tevreden en trots zijn om bij jou te werken, zullen ze als ambassadeur het werkgeversmerk uitdragen.
7. Door inbedding van het referral recruitmentprogramma in het personeelsbeleid krijg je ook meer commitment. Maak er een businesstarget van en daarmee onderdeel van de functionerings- en beoordelingsgesprekken. Complimenteer in die gesprekken de medewerker met zijn bijdragen of confronteer hem of haar juist met een gebrek daaraan. En ook managers krijgen dat weer van hun managers teruggekoppeld natuurlijk.

Communicatietips

8. Het begint met een kick-off. Iets ludieks. Niet zomaar (alleen) een mail. Zo legde een grote consultancyorganisatie in Nederland op ieder bureau een zakje met een goudvis erin en daaraan een briefje: “bevrijd eens iemand uit zijn baan”. Of, introduceer het tijdens een bedrijfsborrel of personeelsfeest. Maak er een spelletje van. Begin met het noemen van een competentie en laat mensen een collega aanwijzen die deze competentie heeft.
9. Sowieso moet de communicatie multimediaal zijn. Alle beschikbare middelen moeten worden ingezet. Dus ook (een eventueel aanwezig) personeelsblad, intranet, afdelingsoverleg, Teams, Slack, muurkrant, bedrijfsborrel, etc.
10. Deel een succesverhaal. Besteed aandacht aan één of meerdere succesvolle referrals. Wie heeft recent iemand aangedragen? Hoe pakte diegene dat aan? Wat leverde het op?
11. Het centrale aanspreekpunt voor vragen rondom het programma is ook (eind)verantwoordelijk voor de communicatie.
12. Communiceer frequent. Geef de eerste twee maanden iedere week een update. Een update kan gaan over het aantal aangedragen kandidaten, eerste reacties, succesvolle hires, etc. Daarna kan de frequentie teruggebracht worden naar bijvoorbeeld een update per maand. Maar wel blijven herhalen, met bijvoorbeeld een keer per half jaar een extra boost (campagne).
13. Interview medewerkers die via referral zijn binnengekomen. Hoe ging dat? Hoe hebben ze dat ervaren? En ook de eigen medewerker die de referral aandroeg: Hoe liep het proces? Welke wegen hebben ze bewandeld? Welke netwerken aangeboord?
14. Maak gebruik van de kracht van herhaling. Dat kan in verschillende vormen, als het programma maar onder de aandacht van medewerkers gebracht wordt. Besteed aandacht aan successen. Gebruik prikborden, wijs een ‘referralmedewerker’ van de maand aan, bedruk placemats in de kantine.
15. Laat directe en management het goede voorbeeld geven. Laat zien hoe zij bezig zijn met referral recruitment.
16. Help medewerkers de coprorate story te vertellen. Besteed regelmatig aandacht aan de missie, visie en kernwaarden van de organisatie. En wat onderscheidt deze organisatie nu van andere organisaties? Geef dus echt de ‘verkoopargumenten’. Wat is er zo gaaf aan de organisatie?

Procestips

17. Geef aan waar medewerkers meer informatie over de referralregeling en over vacatures kunnen vinden. Maak ook kristalhelder waar en hoe kandidaten aangemeld moeten worden en hoe de vervolgprocedure eruit ziet. Uiteraard zorg je er ook voor dat een kandidaat alle beschikbare informatie over de procedure en de vacature goed kan vinden.
18. Maak een FAQ aan, waarin (veelgestelde) vragen worden geadresseerd.
19. Licht vacatures toe. Wat houdt deze functie in? Wat moet je dan precies gaan doen? Wie worden de collega’s? Hele praktische dingen. Het moet niet een opsomming van een functieprofiel worden. Het moet een verhaal zijn, dat door iedereen kan worden verteld. Dus ook door degene die niet thuis is in de materie. Door naast de officiële functieomschrijving, ook collega’s de functie te laten omschrijven. Zo krijg je veel meer een ‘streetwise’ vacature-omschrijving.
20. Flag referrals (in je ATS) en behandel deze met voorrang in het recruitmentproces. Zo weet iedereen, intern en extern, dat je (referral) recruitment heel erg serieus neemt.
21. Zorg er uiteraard voor dat dit recruitmentproces geoptimaliseerd is. Wie handelt de kandidaat af? Hoe worden gesprekken met hiring managers ingepland? Wie geeft terugkoppeling? Etc.
22. Feedback is cruciaal. Een medewerker steekt met een aanbeveling van de organisatie zijn of haar nek uit. Dan wil je weten wat er met jouw aanbeveling gebeurt. Wordt de aangedragen kandidaat uitgenodigd voor een gesprek? Wat is daaruit gekomen? Steeds een terugkoppeling geven is dus zeer belangrijk voor de commitment aan het programma.

Beloningstips

23. De voorkeur gaat vaak uit naar een beloning in geld. Mede in verband met de administratieve lasten die andere vormen van beloning met zich meebrengen. Eventueel kan het programma nog uitgebreid worden met een schenking aan een goed doel. Bijvoorbeeld de medewerker krijgt € 1.000 en er wordt € 500 aan een goed doel overgemaakt. Dan sla je twee vliegen in een klap, want je benadrukt er het sociale karakter van de organisatie mee. En bekendstaan als een maatschappelijk betrokken organisatie helpt wellicht weer bij de toekomstige werving van nieuwe medewerkers.
24. De beloning kan gedifferentieerd worden naar functieniveau. Ga uit van maximaal drie niveaus voor de overzichtelijkheid, bijvoorbeeld starter / medewerker / management. Ook een tweedeling is goed mogelijk: ‘normale’ vacature versus moeilijk vervulbare vacature. Uiteraard moet dat onderscheid dan wel voor iedereen zeer duidelijk zijn! Communiceer daar helder over.
25. Het is belangrijk om de beloning zonder dralen uit te betalen bij indiensttreding van de nieuw aangedragen medewerker. Niet dus eerst het doorkomen van de proeftijd afwachten of na een half jaar in dienst de beloning uitbetalen.
26. Overweeg om een teaser uit te betalen bij op gesprek van de aangedragen kandidaat. Dat hoeft geen hoog bedrag te zijn. Denk aan € 100 of een bioscoop- of dinerbon.

Het opzetten van een goede referral recruitmentprogramma is niet ingewikkeld. Maar er moet wel aan een aantal basisvoorwaarden worden voldaan wil het programma succesvol zijn. Door bovenstaande tips ter harte te nemen kom je een heel eind!