5 tips voor soepele onboarding van kennismigranten

Het nijpende personeelstekort zorgt ervoor dat werkgevers zich steeds vaker internationaal gaan oriënteren. Zo kunnen bijvoorbeeld langdurig openstaande IT-vacatures ingevuld worden door internationale kenniswerkers. Bij het werven, selecteren en onboarden van kennismigranten komt nogal wat kijken. In dit artikel wordt ingegaan op het ‘laten landen’, het onboarden, van internationale kenniswerkers. De juridische aspecten van het naar Nederland halen van kennismigranten komen in dit artikel niet aan de orde.

Geen ervaring met onboarding van kennismigranten

Zo’n 50 tot 70 procent van de expats die naar Nederland komen worden niet uitgezonden door hun eigen werkgever. De internationale kenniswerker die uit eigen beweging naar het buitenland gaat om er te werken, wordt ook wel aangeduid met de term ‘self-initiated expat’ (SIE). In vergelijking met expats die door hun werkgever naar het buitenland worden gestuurd, komen zij vaker bij organisaties terecht die nog geen of minder ervaring hebben met kenniswerkers. Die organisaties moeten beseffen dat de onboarding van een kenniswerker (nog) uitgebreider is dan een regulier onboardingstraject. Er zijn immers culturele verschillen, taalbarrières en wellicht moet rekening gehouden worden met een meeverhuizend gezin.

Tip! Lees ook: Wat is onboarding en hoe zet je dit in?

Vijf tips voor het onboarden van kenniswerkers

1.      Pre-boarding

De onboarding begint al voordat de kennismigrant in Nederland arriveert. Dit is de zogenaamde pre-boardingfase. In deze fase moet de kennismigrant al uitgebreid kennismaken met de organisatie en de mensen die er werken. Stel dus uitgebreide documentatie ter beschikking. Daarin wordt aandacht besteed aan de:

• Historie van de organisatie
• Missie en visie
• Producten of diensten die worden aangeboden
• Organisatiecultuur
• Toekomstige collega’s

Daarnaast kan de kennismigrant in deze fase geïnformeerd worden over allerlei praktische zaken, zoals huisvesting, gezondheidszorg en financiële aspecten van de relocatie.

In het onderzoek ‘Het succesvol aantrekken en onboarden van internationale kenniswerkers door het midden- en kleinbedrijf’ geven enkele organisaties aan dat “alles meteen in werking wordt gesteld.” Zodra een internationale kenniswerker ja heeft gezegd tegen een vacature worden huisvesting, bankrekeningnummer, het papierwerk voor het over laten komen van het gezin, en allerlei andere praktische zaken, meteen opgepakt. Uiteraard wordt de kennismigrant daar uitgebreid over geïnformeerd en van vorderingen op de hoogte gehouden.

2.      Buddy

Op het moment dat een kennismigrant in Nederland arriveert een daadwerkelijk aan de slag gaat, is het goed om daar een buddy of mentor aan te koppelen. Deze buddy begeleidt de nieuwe medewerker intensief en maakt deze wegwijs binnen de organisatie. De kennismigrant moet ook persoonlijke vragen kunnen stellen aan de buddy. Vertrouwelijkheid is dus belangrijk. Ook moet er geen hiërarchische verhouding zijn tussen buddy en de nieuwe medewerker.

3.      Een smetteloze eerste dag

Je kunt maar een keer een eerste indruk maken. Als de eerste dag meteen allerlei zaken niet (goed) geregeld zijn, dan belooft dat in de ogen van de kennismigrant natuurlijk niet veel goeds. Wat is er dan nog meer allemaal niet goed geregeld? Voor iedere nieuwe medeweker moet eea goed geregeld zijn, maar voor iemand die huis en haard heeft achtergelaten en alles spannend is, nog meer. Zorg daarom voor een strak georganiseerd programma. Een hartelijk welkom, een rondleiding, kennismaking met het team / collega’s en de buddy. Toegang tot systemen en uitleg erover. En natuurlijk een goed verzorgde lunch, met collega’s.

4.      Aandacht voor het gezin

Indien de kennismigrant een gezin heeft dat meekomt naar Nederland, is het essentieel om daar veel aandacht aan te besteden. Als het gezin (partner en eventuele kinderen) namelijk ongelukkig is, dan heeft dat natuurlijk direct zijn weerslag op de kennismigrant. Dan is de kans groot dat de kenniswerker snel weer terugkeert naar het land van oorsprong. Bij het ‘onboarden’ van het gezin kun je denken aan:

• Het zoeken van een baan voor de partner
• Het organiseren van borrels of lunches met het gezin
• Het gezin meenemen bij het vieren van Nederlandse feestdagen
• Het gezin helpen bij vinden van passende verenigingen (sport/hobby)
• Een rondleiding door de stad / woonomgeving
• Het gezin uitnodigen bij (sport)activiteiten en vieringen die door de organisatie worden georganiseerd
• Het gezin bekend maken met feestdagen, ‘gekke’ gebruiken (carnaval) of de cultuur in Nederland (‘Nederlanders zijn nogal direct’). The Relocation Company schrijft regelmatig blogs over feestdagen en gebruiken om kennismigranten bekend te maken met de Nederlandse cultuur. En ook op het blog van Expat Spouse Initiative worden verhalen over gebruiken, zoals carnaval, Hollandse zuinigheid of het eten van oliebollen, gedeeld.

Het gezin moet zich zo snel mogelijk thuis- en welkom voelen in de nieuwe woonomgeving. Collega’s van de kennismigrant kunnen hier een goede rol bij spelen. Ze kunnen het gezin meenemen naar evenementen en activiteiten of introduceren bij anderen.

Voor een soepele onboarding van kennismigranten is het belangrijk dat ze deelnemen aan borrels en activiteiten

5.      Engels spreken op de werkvloer

Als er op de werkvloer alleen maar Nederlands gesproken wordt zal de kenniswerker zich snel buitengesloten voelen. Door continu – ook onderling – Engels te spreken, kan de nieuwe collega daarop inhaken en weet hij of zij wat er speelt. Daarnaast moet ook de documentatie Engelstalig zijn. In het eerder aangehaalde onderzoek gaven enkele organisaties aan dat zij Engelse taalles aanbieden voor alle medewerkers. Dat zorgt ervoor dat de communicatie nog soepeler verloopt.

Overigens gaven in datzelfde onderzoek bedrijven aan dat ze de internationale kenniswerker Nederlands laten leren. Als de kennismigrant Nederlands begrijpt kan deze makkelijker contacten leggen met anderen. Het helpt ook bij het begrijpen van de Nederlandse cultuur.

Tip! Lees ook: Zo werf je in 5 stappen een kennismigrant

Kennismigranten willen langdurig blijven

Bij de onboarding van kennismigranten komt nogal wat kijken. Er moet veel geregeld worden om de internationale medewerker zich welkom te laten voelen binnen de organisatie én in Nederland. En als er sprake is van een gezin, dan moet ook daar goed rekening mee gehouden worden. Kennismigranten kunnen een prima alternatief zijn als je moeilijk vervulbare vacatures hebt. Je moet er echter wel iets extra’s voor doen. Maar dat loont, want 80% van de kennismigranten heeft de intentie heeft om langdurig te blijven wonen en werken in Nederland.