7 tips voor een beter timemanagement

Heb je vaak het gevoel dat je op je tenen loopt? Krijg je je werk regelmatig niet (op tijd) af? Levert dit jou stress op? Dan is timemanagement echt iets voor jou. In dit artikel deel ik zeven simpele tips voor een beter timemanagement.

Tip 1. Zet al je taken op een rijtje

De eerste stap om je tijd beter te managen is door een overzicht te maken van al jouw taken. Dit bewaar je op één plek. Bijvoorbeeld in een notitieblok, in je agenda, op je telefoon of in een Word-document. Als je veel verschillende plekken gebruikt om je to-do’s op te schrijven, dan raak je het overzicht kwijt. Neem alle dingen mee die je moet doen in een werkweek. Dus ook de minder urgente zaken. Zodra je al je taken op een rijtje hebt gezet, dan ga je verder met de volgende stap.

Tip 2. Geef aan hoeveel tijd een taak kost

Nadat je al je taken in een overzicht hebt gezet, ga je per taak bekijken hoeveel tijd het je kost. Vaak kun je wel een inschatting maken hoe lang je ergens mee bezig bent. Vooral als het een taak is die je vaker doet. Als je weet hoeveel tijd een bepaalde taak jou kost, is het gemakkelijker om deze in te plannen. Duurt een taak langer dan een uur om uit te voeren? Knip de taak dan op in stukjes. Dan lijkt het minder groot en zie je er minder tegenop. Maak de stukjes niet groter dan 45 minuten. Daarna is je aandacht op. En ben je niet meer in staat om de beste kwaliteit te leveren.

Tip 3. Plaats je taken in de timemanagement matrix van Eisenhower en Covey

Zodra je al je taken op een rij hebt staan, ga je deze classificeren. We hebben namelijk snel de neiging om alle taken die je hebt even belangrijk en urgent te vinden. Maar is dat wel zo? Je deelt je taken in aan de hand van twee criteria: of de taak vandaag nog gedaan moet worden en hoe belangrijk de taak is. Vervolgens ga je aan de hand hiervan prioriteiten stellen en je taken inplannen. Zo weet je precies wanneer je welke taak gaat doen. In dit artikel vind je meer uitleg over het gebruik van de timemanagement-matrix.

Tip 4. Gebruik een planner

Wanneer je alle taken wilt onthouden, dan blijf je constant aanstaan en ervaar je waarschijnlijk een onrustig gevoel. Maar als je meer rust wilt in je hoofd, is het beter om het ergens buiten je hoofd op te slaan. Je kan je planning bijvoorbeeld in je (digitale) agenda zetten of een planner gebruiken. Het voordeel van deze middelen is dat je een goed overzicht kan maken van hoe jouw werkweek eruit ziet. Het is het handigst om aan het eind van de werkweek of aan het begin van een nieuwe week je planning te maken. Je weet dan voor de hele week precies wat je gaat doen. Als een taak af is, streep je deze door. Een ander voordeel van een planner is dat je hiermee een betere indicatie kan geven aan collega’s wanneer jij tijd hebt om ze ergens mee te helpen.

Tip 5. Zorg voor ‘ademruimte’

Let op dat je niet te strak plant. Het kan altijd voorkomen dat er onverwachts een belangrijke klus voorbij komt die zo snel mogelijk gedaan moet worden. Dat gebeurt nu eenmaal af en toe. Als je geen ruimte overlaat in je planning voor dergelijke dingen, levert dat alleen maar meer stress op. Ook is het belangrijk om af en toe een pauze te nemen. Zeker als je net een taak hebt gedaan die veel inspanning kost. Neem deze pauzes mee in je planning!

Tip 6. Gun jezelf pauzes

Eerder benoemde ik al blokken van 45 minuten om een taak te doen. Dat is voor veel mensen een fijne tijdsspanne om hard te werken en daarna even een korte pauze te nemen. Bijvoorbeeld door een paar minuten uit het raam te staren, koffie te zetten of even te kletsen. Daarna heb je weer genoeg concentratie om weer aan de slag te gaan met de volgende taak. Pauzes zijn belangrijk. Alleen maar door willen knallen, dat kan je lichaam gewoon niet aan. Een burn-out ligt dan al snel op de loer.

Tip 7. Werk met de Pomodoro-methode

Een bekende methode die vaak gebruikt wordt voor werk of studie is de Pomodoro-methode. Je zet volgens deze methode een timer of kookwekker voor 25 minuten, waarop je met opperste concentratie aan de slag gaat. Vervolgens zet je een timer voor 5 minuten en neem je een korte pauze. Na die 5 minuten zet je opnieuw de timer op 25 minuten. Dit doe je drie of vier keer achter elkaar, daarna neem je een langere pauze van 15 tot 20 minuten. Deze methode is vooral geschikt voor grotere taken. Belangrijk is wel dat je een rustige werkplek hebt, waar je niet constant gestoord of afgeleid wordt.

Met deze 7 tips kan je meteen aan de slag met jouw timemanagement. Plan ze!