Recent publiceerde sourcer Marcel van der Meer het rapport Recruitment & sourcing 2022. Het rapport geeft inzicht in ervaringen van recruiters en sourcers in Nederland. Er wordt ook een hoofdstuk gewijd aan de response rate. Dit is het percentage kandidaten dat reageert op een bericht dat je hen stuurt. Voor sourcers een heel belangrijk percentage. Immers, je hebt flink wat tijd besteed aan het zoeken van geschikte mensen. Dan wil je wel, als je contact met ze opneemt, dat ze reageren.
De recruiters en sourcers in het rapport hebben een gemiddelde response rate van 29%. Dit betekent dat nog niet op een derde van alle berichten wordt gereageerd. Hoe zorg je ervoor dat kandidaten jouw bericht lezen en er op reageren? Negen tips om de aandacht van kandidaten te trekken en ze een bericht terug te laten sturen. Dat is het begin. Daarna moet je ze natuurlijk nog overhalen om echt het gesprek met je aan te gaan.
Lees ook: Verschil tussen recruitmenttactieken searchen en sourcen
Een onderwerpregel als ‘leuke vacature’ of ‘carrièrekans’ is veel te generiek. Het zet niet aan tot het openen en lezen van je bericht. De onderwerpregel moet nieuwsgierig maken. Dat kan bijvoorbeeld door het benoemen van een gemeenschappelijke hobby (‘groeten van een collega-hockeyer’) of een gemeenschappelijke vroegere werkgever. Het gaat erom dat er een persoonlijk tintje aan zit. Het draait om herkenbaarheid. Bovendien weet de betreffende persoon dan ook dat je je in hem of haar verdiept hebt. Beperk de onderwerpregel wel tot maximaal 30 tekens, omdat deze op mobiel daar afgebroken wordt.
Onderdruk de neiging om alles meteen op tafel te gooien. Volgens data van LinkedIn wordt op mails met meer dan 800 karakters veel minder vaak gereageerd. De response rate is juist hoger op kortere berichten. Adresseer de onderwerpen die aangestipt worden bij de tips in dit artikel, maar heb niet de intentie om volledig te zijn. Je eerste doel is om kandidaten te laten reageren. Op een ander moment kun je alles toelichten.
Je moet je berichten versturen als kandidaten daar het meest voor open staan. Berichten die op vrijdag of zaterdag worden verstuurd hebben een veel lagere response rate. Alleen al door rekening te houden met de dag waarop je je bericht verstuurd kun je de kans vergroten dat jouw droomkandidaat reageert. Bij voorkeur is dit dus maandag tm donderdag.
Door een (voormalige) collega of werkgever te noemen stijgt de kans dat iemand reageert aanzienlijk. Volgens LinkedIn neemt de kans dat iemand dan reageert met maar liefst 27% toe! Kijk dus eerst, bijvoorbeeld via LinkedIn, of jullie gemeenschappelijke connecties hebben. Een gemeenschappelijke kennis is echt een goede manier om iemands aandacht te krijgen.
Een kandidaat heeft het meteen door als een berichtje gekopieerd en geplakt is, zo’n 13 in een dozijn-berichtje. Natuurlijk kun je een vaste, standaardopbouw gebruiken, maar zorg ervoor dat de kandidaat zich erin herkent. Deze moet voelen dat jij je in hem of haar hebt verdiept. Noem dus iets (specifieks) uit het profiel van de kandidaat. Volgens het rapport van Van der Meer scoren berichten met persoonlijke informatie het hoogst. Dan stijgt de response rate naar 31%. De tactiek ‘vage informatie’ geven, zodat interesse gewekt wordt, werkte voorheen ook goed. Nu zakt de response rate echter naar 27%.
Je hoeft een kandidaat niet helemaal op te hemelen. Maar je kunt wel iets vleiends zeggen. Als kandidaten het gevoel hebben dat hun specifieke kwaliteiten worden herkend en erkend, zijn ze eerder geneigd om te reageren.
Zorg wel dat je compliment specifiek is. Dus niet ‘wat heb je een indrukwekkend profiel’, maar licht er iets uit. En nog beter is het als je dat dan ook nog kunt relateren aan de vacature die jij moet vervullen.
Volgens van der Meer boeit het een kandidaat niet wie jij bent of voor welk bedrijf je werkt. Kandidaten willen weten ’what’s in it for me?’ Benoem dus bijvoorbeeld die mogelijkheid om thuis te werken (werk-privébalans) en die unieke cultuur en arbeidsvoorwaarden.
Wat moet een kandidaat doen na het lezen van jouw bericht? Geef aan wat de volgende stap is. Bijvoorbeeld een oriënterend telefoongesprek. Vraag wanneer de kandidaat tijd heeft om een dergelijk gesprek te voeren. Laat deze zelf enkele datumopties geven.
Steeds meer recruiters en sourcers sturen meer dan 1 bericht als ze geen reactie krijgen van de kandidaat, zo blijkt uit het rapport van Van der Meer. Dit is een goede ontwikkeling. Volgens Marcel van der Meer blijkt uit het onderzoek dat drie berichten zorgen voor een hogere response rate. Daarna neemt de effectiviteit van het sturen van berichten af. Vier of meer berichten worden vaak als spam gezien en beïnvloeden de response rate negatief.
Steeds meer kandidaten worden regelmatig benaderd voor een nieuwe baan. Jouw bericht moet dus opvallen (om überhaupt gelezen te worden) en de juiste snaar raken om een reactie uit te lokken. Deze tips helpen je op weg. Experimenteer ook. Wijzig kleine dingetjes en kijk wat werkt of niet. En voeg er vervolgens een snufje ‘jou’ aan toe. Want authenticiteit is belangrijk!