9 veelgestelde vragen over de AVG: Hoe zat het ook alweer?
Voor uitzendprofessionals is de AVG een erg belangrijk onderwerp. Je verwerkt immers veel gegevens van uitzendkrachten. Maar omdat het zo’n uitgebreide wet is, zijn er ook veel vragen over de toepassing van deze wet. Daarom geven we in dit artikel antwoord op 9 veelgestelde vragen rondom de AVG.
1. Mag ik de inlener een kopie of scan doorsturen van het identiteitsbewijs van een uitzendkracht?
Nee, dat mag de inlener of opdrachtgever niet doen. Inleners stellen deze vraag wel eens aan intercedenten, omdat ze bijvoorbeeld de identiteit van uitzendkrachten moeten aantonen bij de Belastingdienst. Om dit alsnog aan te tonen, mogen ze wel het originele identiteitsbewijs controleren en daar een aantal gegevens van overnemen. De intercedent kan dit ook voor hen doen. Maar bovenstaande geldt alleen voor werknemers binnen de EU/EER. Komt de werknemer van buiten de EU/EER? Dan is het wél verplicht om een kopie van het ID-bewijs door te geven aan de inlener.
2. Mag ik het Burgerservicenummer (BSN) van mijn uitzendkracht verstrekken aan de inlener?
Ja, dat mag. De inlener heeft dit namelijk nodig om een beroep te kunnen doen op matiging van de inleners- of ketenaansprakelijkheid. Dit is sinds 1 januari 2017 geregeld in de Uitvoeringsregeling verplicht gebruik BSN.
3. Mag ik andere persoonsgegevens van de uitzendkracht verstrekken aan de inlener?
Ja, want de inlener heeft bepaalde persoonsgegevens van de uitzendkracht nodig om beroep te kunnen doen op matiging van de inleners- of ketenaansprakelijkheid. De inlener mag deze gegevens ook zelf controleren bij de uitzendkracht. Het gaat om de volgende persoonsgegevens:
- Naam, adres en woonplaats
- Geboortedatum
- Specificatie van de gewerkte uren
- Nationaliteit
- Soort identiteitsbewijs, nummer en geldigheidsduur
- Wanneer van toepassing: de aanwezigheid van een A1-verklaring, verblijfsvergunning, tewerkstellingsvergunning of notificatie.
4. Wat is een datalek?
Bij een datalek zijn er gegevens vrijgekomen, gewijzigd of vernietigd, zonder dat dit de bedoeling is geweest van de organisatie. Hieronder valt ook de onrechtmatige verwerking van gegevens. Denk bijvoorbeeld aan een zoekgeraakte USB-stick met persoonsgegevens, een gestolen laptop of een inbraak door hackers.
5. Als de kandidaat toestemming geeft om informatie te verwerken, mag ik het toch altijd doen?
Nee, dat is niet altijd zo. Dat komt omdat er voor een kandidaat andere belangen zijn om toestemming te geven. De machtsverhouding tussen werknemer en werkgever is immers ongelijk. Volgens de privacywet is toestemming om deze reden dus niet altijd vrijwillig.
6. Mag je social media platformen gebruiken bij de werving en voor het opzoeken van kandidaten of werknemers? Welke mogen wel en niet en waarom?
Volgens de AVG mag je alleen online persoonsgegevens verzamelen als dat echt noodzakelijk en relevant is voor de functie. Vaak is dat niet het geval. Daarbij is het juridisch gezien ook belangrijk welk sociaal medium je bekijkt. Het LinkedIn-profiel bekijken van een mogelijke kandidaat om meer te weten te komen over zijn of haar werkervaring, zal eerder als relevant worden gezien dan het bekijken van vakantiekiekjes op een Instagram-account. Ook hier geldt dat je zelfs met toestemming van de kandidaat niet zo maar door z’n Facebookprofiel mag struinen. Er hangt voor de kandidaat te veel van af, dus wordt het niet gezien als vrijwillige toestemming.
7. Wat valt onder bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens mogen niet verwerkt worden tenzij er een wettelijke uitzondering van toepassing is, die het noodzakelijk maakt om deze gegevens te verwerken. Onder bijzondere persoonsgegevens vallen bijvoorbeeld:
- Gezondheidsgegevens
- Gegevens over godsdienst
- Strafrechtelijke gegevens
- Gegevens over ras
8. Wat mag je eigenlijk nog vragen aan een flexwerker bij een ziekmelding?
De werknemer heeft recht op privacy. Het is daarom wettelijk niet toegestaan voor werkgevers om te vragen naar de aard en oorzaak van de ziekte. In het kader van re-integratie (Wet verbetering poortwachter) zijn er een aantal dingen die je wel mag vragen. Zoals wanneer de werknemer verwacht weer op het werk te zijn en of er nog lopende afspraken en werkzaamheden zijn.
Lees ook: Wat moet ik doen als een flexwerknemer zich ziekmeldt?
9. Wanneer mag je medische informatie wel noteren?
Je mag volgens de AVG medische informatie noteren als het van vitaal belang is. Denk bijvoorbeeld aan ernstige epilepsie. Collega’s moeten dan weten hoe ze hiermee omgaan als het voorkomt tijdens werktijd. Ook mag je de werknemer vragen om bij de bedrijfsarts te melden of hij medicijnen gebruikt die van invloed kunnen zijn op de veiligheid op de werkvloer. De bedrijfsarts geeft vervolgens aan jou door welke werkzaamheden de werknemer wel of niet uit kan voeren.
Kan jouw AVG-kennis wel een opfrisser gebruiken? Binnen no time is jouw kennis weer helemaal up-to-date na het volgen van de e-learning AVG Oké!
