De 5 fases van het recruitmentproces

Het recruitmentproces is het volledige traject van kandidaten zoeken en werven tot het uiteindelijk aannemen van een nieuwe werknemer. In de afgelopen tijd is dit proces uitgebreid en ingewikkelder geworden. Er wordt niet langer alleen een vacature gepubliceerd. Recruiters searchen zelf ook actief naar latent werkzoekenden op sociale media. Met behulp van assessments worden competenties getest. Er worden talentenpools gebouwd om talenten reeds in een vroegtijdig stadium te interesseren voor een organisatie. Hoe ziet het recruitmentproces er anno nu uit?

– Tip: bekijk ook de opleiding Recruitment Professional als je echt wil leren hoe het recruitmentproces in de praktijk werkt –

Over waar het recruitmentproces begint en eindigt zijn de meningen verdeeld. Soms worden arbeidsmarktcommunicatie en onboarding ook als onderdeel gezien van het recruitmentproces. Goede arbeidsmarktcommunicatie kan de werving van potentiële werknemers enorm stimuleren. Een goede onboarding maakt de kans groter dat een geworven werknemer ook na de proeftijd nog in dienst is. De kwaliteit van de wervingsinspanningen van veel recruiters wordt bepaald op dit moment. Beide zijn dus zeker gelieerd aan het recruitmentproces. Dit artikel gaat over het proces van het werven van potentiële werknemers (vanaf nu kandidaten) tot aan de evaluatie na de proeftijd.

Hoe ziet het recruitmentproces eruit?

In grote lijnen ziet het recruitmentproces er als volgt uit:

De invulling van de verschillende stappen verschilt natuurlijk per organisatie. Grotere bedrijven hebben vaak uitgebreide selectietrajecten vanwege grote hoeveelheden sollicitanten. Sommige organisaties hebben een geheel selfservice recruitmentproces (Youbahn is hier een voorbeeld van). Kleinere MKB-bedrijven houden het proces vaak bij één gesprek.

De vijf stappen uit het recruitmentproces

Onderstaand worden de vijf stappen uit het recruitementproces verder uitgewerkt.

De vraag naar arbeid

De vraag naar arbeid kan grofweg in 3 delen worden opgesplitst:

• Budget
• Functieprofiel
• Vacature-intake

Het recruitmentproces wordt in gang gezet als een organisatie een bepaalde vraag naar arbeid heeft. Meestal is dat in de vorm van een vacature, maar het kan ook een project zijn. Om de werving in gang te zetten moet er eerst budget zijn om een nieuwe medewerker aan te nemen. Afhankelijk van de organisatie gebeurt dit door de afdeling Inkoop, HR of door de directie. Gaat het om een vervangingsvraag (de huidige werknemer vertrekt of valt uit) dan is er meestal een functieprofiel aanwezig. Bij uitbreidingsvragen of nieuwe functies wordt een functieprofiel opgesteld. Meestal gebeurt dit door HR. Niet elke organisatie heeft een (eigen)HR-medewerker, zeker kleinere bedrijven niet. Het kan dus ook door een directeur, een secretaresse of een lijnmanager zijn. Lang niet alle functieprofielen die naar recruiters worden doorgezet zijn ook nog echt actueel. Door tijdsdruk wordt niet zelden een functieprofiel van vijf jaar geleden uit de la getrokken. Bij kleinere organisaties komt het ook voor dat er te weinig specifieke kennis is om een goed functieprofiel op te stellen.

Vacature-intake

Een vacature-intake is daarom ook cruciaal in het recruitmentproces. In een vacature-intake stelt een recruiter verdiepende vragen over de competenties en ervaring die gevraagd worden. Niet zelden leidt een vacature-intake ertoe dat een functieprofiel opnieuw wordt opgesteld. Hiermee voorkom je een mismatch later in het proces.

Werving

Is het duidelijk voor de recruiter naar wie er gezocht moet worden, dan kan de werving gestart worden. De werving start met het opstellen van een wervingstekst. Deze tekst kan als basis worden gebruikt voor het schrijven van een (niet-discriminerende) vacaturetekst, het posten van de vacature op sociale media, het benaderen van latent werkzoekenden, etc. Daarna volgt meestal het zoeken naar kandidaten in de eigen systemen, zoals een eventueel aanwezig ATS. Het is immers makkelijker om mensen te benaderen die je al kent. Vervolgens kunnen meerdere wervingskanalen ingezet worden. De meest voorkomende vind je hieronder:

• Het plaatsen van de vacature op de eigen website.
• Het plaatsen van de vacature op jobboards (denk aan Indeed, Monsterboard, Nationale vacaturebank of specialistische vacaturebanken).
• Referral recruitment kan onderdeel uitmaken van de werving. Bij referral recruitment worden eigen medewerkers (of mensen die via jouw organisatie werken) ingezet om nieuwe medewerkers te werven. Vaak staat hier een vergoeding tegenover.
• Searchen op jobboards. Recruiters gaan actief op zoek naar geschikte kandidaten op de jobboards door de filters en Boolean Search te gebruiken.
• Sourcen van medewerkers via Google, sociale mediakanalen en andere relevante online communities.
• Adverteren via sociale media op specifieke profielen.
• Adverteren via Google op bijvoorbeeld specifieke zoektermen

Selectie

De selectiefase kan per organisatie, maar ook per functie verschillen. Voor hogere functies wordt vaker een assessment ingezet om te bepalen of de kandidaat daadwerkelijk over bepaalde competenties beschikt. Defensie voert een uitgebreide veiligheidscheck uit voordat kandidaten aangenomen worden. Voor creatieve functies kan het uitvoeren van een opdracht onderdeel uitmaken van het proces. Is de achtergrond en de werkervaring van iemand niet belangrijk? Dan kan de selectie ook meer het karakter van een voorlichting hebben die in groepsverband plaatsvindt.

In grote lijnen ziet het selectieproces er als volgt uit:

• Eerste selectie op cv – check op harde criteria als werkervaring, opleiding, diploma’s, woonplaats
• Telefonische screening – hierin kan verder ingegaan worden op de zachte criteria en de motivatie, maar wordt ook gecheckt of de salarisindicatie overeenkomt, de reisafstand geen probleem is en wanneer een kandidaat beschikbaar is. Verder wordt de telefonische screening ook gebruikt om de kandidaat te binden aan de organisatie (door meer te vertellen over de organisatie, interesse te tonen, de ambities van de kandidaat te achterhalen, etc.).
• Persoonlijk gesprek – de recruiter gaat meer de diepte in op de competenties van de kandidaat, managet verwachtingen, geeft informatie, beantwoordt vragen en bespreekt hoe het proces er verder uitziet. Dit gesprek kan ook plaatsvinden via bijvoorbeeld Skype of een videocall.
• Tweede gesprek. Dit gesprek is meestal met de hiring manager (de direct leidinggevende) of de opdrachtgever (indien de werving via een bureau loopt). Dit tweede gesprek is vaak het beslismoment.

Aanname

Als beide partijen positief staan tegenover een toekomstig dienstverband volgt een arbeidsvoorwaardengesprek. De salarisindicatie wordt over het algemeen in een eerder stadium (bijvoorbeeld tijdens de telefonische screening) al gecheckt. Zo voorkom je, zo vergevorderd in het proces, verrassingen. Bij vooral kleinere organisatie kan er direct na het tweede gesprek een voorstel of contract worden besproken of opgestuurd. Hierin worden het salaris en alle overige arbeidsvoorwaarden besproken. Als beide partijen akkoord zijn met de gemaakte afspraken wordt het contract ondertekend.

Pre-boarden

Pre-boarden omvat de tijd tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag. Afhankelijk van de opzegtermijn of de startdatum van de nieuwe medewerker kan dit soms weken of maanden duren. Deze periode wordt door sommige organisaties benut om de nieuwe medewerker alvast bekend te maken met de organisatie. Doel van pre-boarden is om de medewerker zich zo snel mogelijk thuis te laten voelen en productief te krijgen. Pre-boarden kan op vele manieren. Een nieuwe medewerker kan alvast een keer komen lunchen met de afdeling. Directe collega’s kunnen zich voorstellen door een filmpje op te nemen. Er zijn inmiddels ook talloze apps op de markt waarmee nieuwe medewerkers zich alvast kunnen oriënteren op de nieuwe werkplek door games te spelen, vragen te beantwoorden, informatie te lezen en te chatten.

Na de pre-boardingsfase begint de onboardingsfase. Die richt zich vooral op het inwerken van de nieuwe collega, het installeren op de nieuwe werkplek en het leren kennen van alle collega’s, systemen en locaties.

Evaluatie

Met de evaluatie wordt het recruitmentproces afgesloten. Tijdens de evaluatie wordt gekeken in hoeverre de medewerker op zijn/haar plek zit en hoe tevreden de hiring manager is. Hiermee wordt onder andere ook de kwaliteit van de werving gemeten. Verder wordt teruggekeken naar het onboardingsproces en het gehele recruitmentproces. Dit is een waardevol feedbackmoment waarmee het recruitmentproces kan worden aangescherpt.

Het belang van een goed recruitmentproces

Om kandidaten aan je te binden en zo efficiënt en effectief mogelijk te werken is een goed ingericht recruitmentproces tegenwoordig onmisbaar binnen elke organisatie. Groot of klein, corporate of intermediair. Vooral in een schaarse arbeidsmarkt moet een organisatie zich onderscheiden. En een goed recruitmentproces draagt daar zeker aan bij. Elke stap verdient aandacht en biedt bovendien de mogelijkheid om de beleving van de kandidaat (en daarmee de uiteindelijke beslissing van die kandidaat om voor jou te kiezen) positief te beïnvloeden. De recruiter of de recruitmentafdeling is tenslotte een van de eerste contactpunten van een potentiële werknemer met jouw organisatie. Deze draagt voor een groot deel bij aan het gevoel dat een kandidaat heeft bij de organisatie.