Dit is waarom je als recruiter aan de slag moet met strategisch recruitment
Wil jij duurzaam werven, met het oog op de toekomst? Ga dan aan de slag met strategisch recruitment. De persoon die daar alles over weet is Tamara Rood. Zij is strategisch recruitment adviseur en werkt met talloze organisaties die met name IT- en technische vacatures hebben. In dit interview vertelt zij waarom strategisch recruitment een duurzame oplossing is voor veel organisaties. En waarom je als recruiter hiermee aan de slag moet.
Laten we bij het begin beginnen: wat is strategisch recruitment?
“Iedereen heeft een eigen uitleg voor strategisch recruitment, maar voor mij gaat het om de capaciteitsvraag: welke mensen zoek je, tegen welke kosten, waarom heb je ze nodig en hoe ga je ze vinden? Organisaties hebben altijd bepaalde doelen om te halen of werken met een strategische agenda. Daar zijn de juiste mensen voor nodig. Welke mensen dat dan zijn, bepaal je vanuit de bedrijfsstrategie. Zo kijk je bijvoorbeeld welke competenties nodig zijn om die doelen te halen. Hierin neem je ook strategische personeelsplanning in mee, want waarschijnlijk heb je al een aantal geschikte mensen in huis. Vervolgens koppel je hier de recruitmentstrategie aan.”
Tamara Rood
Waarom is strategisch recruitment belangrijk voor organisaties?
“Ik vind strategisch recruitment belangrijk omdat het een duurzame oplossing is voor organisaties, waarmee je anticipeert op de toekomst. Sinds ik in het vak zit – dat is inmiddels alweer ruim 11 jaar – zie ik dat recruiters altijd bezig zijn met vacatures die gisteren al vervuld hadden moeten worden. Dat is nooit anders geweest en zo is het eenmaal ingericht bij veel organisaties. Maar wil je echt duurzaam werken aan je recruitment, dan zoek je niet de mensen die je nu nodig hebt, maar die voor de toekomst nodig zijn. Dan weet je dat ze voor langere tijd bij de organisatie passen. Want dat je iemand gister nodig had, wil natuurlijk niet meteen zeggen dat diegene ook in de toekomst nodig is. ProRail is hier een mooi voorbeeld van: er rijden momenteel minder treinen omdat er niet genoeg treinverkeersleiders zijn. Als ze jaren geleden al hadden geanticipeerd op de uitstroom, dan hadden zie hier wat mee gekund en was dit probleem mogelijk minder groot geweest. Of hadden ze misschien wel helemaal geen probleem gehad.”
Veel bedrijven zetten strategisch recruitment nog niet in. Waarom is dat zo volgens jou?
“Dat komt meestal omdat recruiters nog aan het rennen zijn met vacatures die gister al gevuld hadden moeten zijn. In praktijk zie je dat recruiters de tijd niet krijgen voor strategisch recruitment of niet weten hoe ze dit aan moeten pakken. Wat je hiervoor nodig hebt is enerzijds vooruitkijken met de recruitmentstrategie en anderzijds het recruitmentapparaat beter inrichten. Hieronder vallen alle zaken die invloed hebben op je recruitment: arbeidsmarktcommunicatie, het ATS, je capaciteit, het budget, de werkenbij-website. Dat is allemaal heel nauw met elkaar verbonden. Ik zie dat veel organisaties daar ook het nodige laten liggen. Bijvoorbeeld wanneer je sollicitanten aan de voorkant met mooie campagnes binnenhaalt, om ze vervolgens door een traag en onvriendelijk recruitmentproces te sleuren.
Hoe verbeter je het recruitmentproces? Waar begin je?
“Er is niet één onderdeel dat je goed voor elkaar moet hebben. Ik begin zelf altijd met het maken van een recruitmentscan. Hierbij leg ik heel hun recruitment onder een vergrootglas: wat gebeurt hier, waar gaan dingen niet goed, waar willen jullie naartoe? En wat is het gat tussen de huidige en de gewenste situatie? Dit kun je ook in het klein met het recruitmentproces doen. Als jij een goede analyse maakt, ontdek je dat bepaalde elementen spaak lopen. Bijvoorbeeld als je in de cijfers ziet dat kandidaten zich regelmatig terugtrekken na de eerste gesprekken: dan moet je daar wat mee. Om zo’n analyse te kunnen doen heb je data en interne informatie en informatie van de kandidaat nodig. Daar begint wat mij betreft het verbeteren van het recruitmentproces.
Wat is de basis binnen organisaties voor strategisch recruitment?
“De strategie is de basis. Die moet op orde zijn. In het meest ideale geval kijk je zo ver mogelijk vooruit, maar de meeste organisaties hebben al veel moeite met slechts 1 jaar vooruit kijken. Voor een van mijn voormalige opdrachtgevers heb ik een plan voor de komende vijf jaar gemaakt. Dat is tof, want dan kan je stappen maken. Maar dat was wel een uitzondering. Met dit plan kan je je voorbereiden: hoeveel budget heb je, hoe ga je werven, wanneer begin je met acties en waar ga je de mensen zoeken? Hierop ga je alles inrichten: de website, campagnes, misschien wel een ambassadeursprogramma. Dit plan is de basis voor alle recruitment.”
Hoe ga je te werk met strategisch recruitment als je binnenkomt bij een nieuwe opdrachtgever?
“Ik begin altijd met een analyse. Aan de hand van deze analyse kom ik met een advies. In dat advies benadruk ik de verbeterpunten, die moeten worden aangepakt, en de zaken die juist al heel goed gaan en nog meer versterkt kunnen worden. Meestal zijn dat dingen die organisaties zelf niet doorhebben. In veel gevallen heeft dit voornamelijk te maken met geld: dan gaat er te veel uit naar zaken die niets bijdragen aan goede recruitment. Ik ga met de organisatie rond de tafel om te bespreken wat de punten zijn om aan te pakken en wat de consequenties zouden zijn als dit niet gebeurt. En natuurlijk welke mooie dingen het oplevert als dit wél wordt aangepakt. Organisaties kunnen zelf met dit advies aan de slag, maar de meeste opdrachtgevers willen dat ik dat voor ze doe. Juist omdat ze er zelf niet de tijd of kennis voor hebben. Ik neem het recruitmentteam hier natuurlijk ook in mee, waardoor de recruitmentafdeling zich ook beter binnen en buiten de organisatie positioneert.”
Hoe heb jij je ontwikkeld tot strategisch adviseur?
“Ik ben begonnen als recruiter bij een bureau. Doordat ik alleen vacatures aan het vullen was, merkte ik dat mijn impact op de organisaties die ik hielp minimaal was. Ik kon bijvoorbeeld niet even langslopen bij nieuwe medewerkers om te kijken hoe het met ze ging of om op de afdeling de sfeer te proeven en met de collega’s te praten die het werk doen. Dat vond ik jammer, want ik hecht veel waarde aan duurzame matches en dat kandidaten goed passen bij de organisatie. Daarom heb ik op een gegeven moment de overstap gemaakt naar corporate, om zo meer impact te hebben op een organisatie van binnenuit. Toen heb ik bijvoorbeeld een tijdje recruitmentafdelingen opgebouwd. Mijn interesse ging steeds meer uit naar het kijken op de lange termijn, in plaats van alleen continu vacatures vullen.
Ik werd er zelfs een beetje wars van als een hiring manager klaagde dat hij gisteren eigenlijk al een nieuwe medewerker nodig had. Waarom kwam hij nu pas naar me toe, als die vacature al wekenlang openstond? Daarom ben ik mijn focus gaan verleggen op het gehele proces. Ik wilde vanuit een helikopterview werken aan duurzaam recruitment. Want als we eerder weten welke mensen we nodig zullen hebben, kan ik inplannen wanneer ik moet gaan zoeken, hoe lang dat ongeveer zou duren en hoeveel geld het kost. Dit heb ik voor een aantal organisaties in loondienst mogen doen. Uiteindelijk ben ik ongeveer vier jaar geleden voor mezelf begonnen, omdat ik graag nog meer organisaties wilde helpen om hun recruitment beter te maken. Ik vind het keer op keer tof om te zien wat voor effect een goede recruitmentplanning heeft op organisaties en hoe waardevol dat is.”
Welke effecten heb je dan gezien bij organisaties?
“Vooral het inzicht dat ik organisaties heb gegeven: als ze het op de oude manier blijven doen, kun je uiteindelijk niet verder met je bedrijf omdat je de mensen niet kan vinden. Ik zie ook dat organisaties effectiever en efficiënter werken door strategisch recruitment. Er gaat bijvoorbeeld minder geld door het afvoerputje, doordat ze niet meer hoeven te werken met externe partijen. Je hebt als organisatie meer zelf de controle. Een ander gevolg van goede strategische recruitment zijn blijere kandidaten. De processen sluiten immers goed aan bij de doelgroep. Dat geeft een extra boost aan je werkgeversmerk. Daarnaast merk ik dat de interne organisatie ook positiever is over recruitment. In de ogen van hiring managers deden recruiters het vaak niet goed, omdat ze geen mensen konden vinden. Dat is soms nog steeds een uitdaging – het is in de huidige markt nu eenmaal moeilijk om mensen te vinden – maar het gaat wel veel beter, als je je hiring managers hier maar in meeneemt. We noemen dat goed stakeholdermanagement. Daar help ik de recruiters die ik tijdens mijn opdrachten coach bij.”
Hoe ver reikt de rol van recruiters hierin?
“Het succes van de strategie staat of valt natuurlijk nog steeds bij de uitvoering. De strategie kan wel goed zijn, maar als die niet goed wordt uitgevoerd, werkt het alsnog niet. Je hebt goede recruiters nodig om de strategie uit te voeren. Recruiters die weten wat ze doen. Niet iedere recruiter vindt het leuk om strategisch bezig te zijn, en ook niet iedereen kan het. Maar ik denk wel dat recruiters moeten kijken naar het grotere plaatje, niet alleen naar die ene vacature die ze voor hun neus hebben.”
De boodschap van Tamara is duidelijk: met strategisch recruitment zorg je ervoor dat nieuwe medewerkers voor lange termijn bij je organisatie passen. Zo help jij de organisatie om verder te groeien. En maak jij meer impact als recruiter.