Een (online) exitgesprek voeren: 5 tips!
Wanneer een gewaardeerde medewerker de organisatie verlaat, is het erg waardevol om het dienstverband af te sluiten met een exitgesprek. Hierbij bespreek je wat de medewerker vond van z’n tijd bij jouw organisatie en of er nog verbeterpunten zijn. Maar hoe voer je een goed exitgesprek? En daar is nu ook een extra vraagstuk bij gekomen: want hoe voer je zo’n gesprek via een online verbinding? In dit artikel geven we je 5 tips om dit goed te doen.
De waarde van een exitgesprek
Bij het vertrek van een medewerker komt veel kijken. Denk bijvoorbeeld aan de processen en procedures die je in gang moet zetten en een soepele overdracht. Dit hele proces heet de offboarding. Onderdeel van dit proces is het exitgesprek of exitinterview. Soms is een dergelijk gesprek niet mogelijk of past het niet bij de reden waarom de medewerker vertrekt. Maar in de meeste gevallen is een exitgesprek echt van toegevoegde waarde. De organisatie krijgt waardevolle informatie en de vertrekkende werknemer voelt zich gewaardeerd.
De voordelen van een goed exitgesprek
Er zitten meerdere voordelen aan een goed exitgesprek. Zowel voor de vertrekkende werknemer als voor de organisatie. Dit is namelijk het moment waarop de werknemer kan vertellen hoe hij of zij het echt vond om bij jou te werken. De werknemer voelt zich hierdoor gewaardeerd. Zo kan je bijvoorbeeld samen knelpunten identificeren in de processen van de organisatie of het personeelsbeleid. Daarnaast is dit een goed moment om te toetsen of het employer brand overeenkomt met de daadwerkelijke situatie binnen de organisatie.
Ook voor de achterblijvende werknemers geeft het bijvoorbeeld een goed gevoel over hoe de organisatie met haar mensen omgaat. Dat versterkt jouw reputatie als werkgever. De manier waarop iemand de organisatie verlaat, heeft ook gevolgen voor hoe hij of zij tegen anderen over de organisatie spreekt. Als dit goed verloopt, wordt deze werknemer z’n leven lang ambassadeur. Maar houd bijvoorbeeld ook boemerang recruitment in het achterhoofd. Je weet ten slotte maar nooit of deze persoon in de toekomst nog eens bij je terugkeert.
Lees ook: De voordelen van een goede offboarding
Is het erg om het exitgesprek digitaal te doen?
Momenteel zal een exitgesprek waarschijnlijk online plaatsvinden. Dat voelt misschien minder persoonlijk. Elkaar de hand schudden blijft toch waardevol voor het afscheid nemen. Is een online exitgesprek dan wel net zo effectief? Zeker! Ook via een online verbinding zijn er genoeg mogelijkheden om een warm afscheid te geven. We hebben hier 5 tips voor.
1. Zorg voor een goede voorbereiding
Een gesprek staat of valt bij de voorbereiding. Het is belangrijk dat de werknemer voelt dat het een positief gesprek is, waarbij zijn of haar mening zeer gewaardeerd wordt. Benadruk bijvoorbeeld bij het plannen van het gesprek hoe belangrijk dit gesprek is voor de (toekomst van de) organisatie. Maar onderstreep ook dat je echt iets gaat doen met de uitkomsten van het gesprek. En voor online geldt ook: check vooraf je internetverbinding, zorg dat je de juiste software hebt en ga zitten in een rustige ruimte waar je niet gestoord wordt. Deze instructies geef je natuurlijk ook aan de (vertrekkende) werknemer.
2. Bereid een aantal vragen voor
Zorg dat je een aantal vragen voorbereidt. Dan weet je zeker dat je alles vraagt wat je van de werknemer wilt weten. Goede vragen voor een exitgesprek zijn bijvoorbeeld:
- Wat is de reden van je vertrek?
- Waren we een fijne werkgever?
- Hoe omschrijf je onze cultuur?
- Heb je een tip voor ons?
Je kan ook vragen of de werknemer dingen heeft gemist, zoals bepaalde middelen of mogelijkheden. Bijvoorbeeld in het thuiswerken. Dit kan van waarde zijn als de organisatie besluit om het thuiswerken (deels) door te zetten na de coronapandemie.
3. Luister en vraag door
Het is bij een exitgesprek erg belangrijk om goed te luisteren naar de werknemer. Niet alleen omdat je dat vooraf beloofd hebt te doen, maar ook omdat een exitgesprek anders weinig zin heeft. Dit doe je op een goede manier door de LSD-methode te gebruiken. Dit staat voor luisteren, samenvatten en doorvragen. Met deze methode weet je zeker dat je elkaar begrepen hebt en krijgt de ander ruimte om eventueel dingen te verbeteren of aan te vullen. Dat is al helemaal belangrijk bij een online gesprek, want het kan gebeuren dat de verbinding af en toe niet stabiel genoeg is om elkaar goed te verstaan.
4. Rond het gesprek positief af
Bij het afronden van het gesprek bedank je de medewerker voor de medewerking. Het is belangrijk dat de medewerker een goed gevoel overhoudt aan het gesprek. Jij wilt immers ook dat de vertrekker positief over de organisatie is naar anderen. Het kan verleidelijk zijn om in het exitgesprek nog even te vertellen hoe jij zijn of haar functioneren hebt ervaren. Doe dit niet! Houd altijd in je achterhoofd dat de kans groot is dat je elkaar in de toekomst nog tegenkomt. Als klant, leverancier, opdrachtgever of misschien zelfs weer als werknemer. Dit is dan ook zeker geen definitief afscheid.
5. Analyseer
Leg het exitgesprek vast in een verslag. Dit voeg je toe aan het personeelsdossier. Hiervan maak je een analyse. Welke (verbeter)punten zijn de moeite waard om werk van te maken? En bedenk ook: hoe en met wie ga je dit bespreken? Het is natuurlijk zonde als je niet meer omkijkt naar deze input. Zorg dus dat je de informatie die je hebt gekregen uit het gesprek goed verwerkt en bewaart.
Het exitgesprek vormt het sluitstuk van het hele offboardingproces. Wil je jouw offboardingproces ook verbeteren? In de e-learning Offboarding leer je alles over wat bij een offboarding komt kijken. En hoe je dit implementeert in jouw organisatie.