Het belang van communicatie en afspraken in het recruitmentproces

Ieder mens heeft eigen gewoontes, voorkeuren en een eigen kijk op zaken. Dat maakt organisaties kleurrijk. In het recruitmentproces kan dat ook lastig zijn. Je hebt immers te maken met opvolgende stappen waarin je voortborduurt op wat iemand anders eerder in het proces heeft gedaan. Het is daarom cruciaal om met alle stakeholders duidelijk af te spreken wat je wanneer in het recruitmentproces gaat doen. Hoe duidelijker je de afspraken aan de voorkant maakt, hoe soepeler het proces loopt. En hoe duidelijker het is voor kandidaten die het proces doorlopen.

Het artikel de 5 fases van het recruitmentproces beschrijft wat er per fase in het recruitmentproces (1.vraag naar arbeid, 2.werving, 3.selectie, 4.aanname, 5.evaluatie) gedaan wordt. Het daaropvolgende artikel zoomde in op het optimaliseren van het proces door data te koppelen aan de verschillende stappen. Gedeeltelijk zit de winst in wat je doet. Maar er valt ook veel te winnen bij duidelijke communicatie in het recruitmentproces. Heldere afspraken met alle stakeholders over wat ieders rol is per fase in het proces, tot in detail. Onderstaand is de selectiefase – fase 3 uit het recruitmentproces – uitgewerkt.

Het selectieproces

Grofweg zijn dit de stappen die genomen worden in het selectieproces:

1. Eerste selectie op cv
2. Telefonische screening
3. Face-to-face gesprekken

1)     Cv-selectie

De eerste cv-selectie gebeurt vaak op basis van het functieprofiel. Past de kandidaat wel of niet op basis van de (harde) eisen die worden gesteld? Vaak is dit het meest subjectieve deel van het selectieproces. Sommige recruiters laten zich leiden door de opmaak van een cv. Andere recruiters gaan op de stoel van de hiringmanager/opdrachtgever zitten en gaan uit van de (verwachte) voorkeuren van diezelfde hiringmanager. Is 1 jaar te weinig werkervaring acceptabel of niet? Is een hbo-opleiding in een andere (dan de gewenste) richting ook goed of wijzen we dan iemand af? Het komt maar weinig voor dat er harde afspraken worden gemaakt over wat echte knock-out criteria zijn. Een manier om dit te doen is om gebruik te maken van de MoSCoW methode. Dit is een wijze van prioriteiten stellen. Het is een afkorting, waarvan de letters staan voor:

• Must haves: deze eisen zijn cruciaal voor het vervullen van de functie
• Should haves: deze eisen zijn zeer gewenst maar zonder deze eisen zou je de functie kunnen vervullen
• Could haves: deze eisen komen aan bod als er tijd genoeg is tijdens het interview. Een leuke bonus.
• Won’t haves/Would haves: eisen die totaal niet belangrijk zijn voor deze functie, maar die bijvoorbeeld voor daaropvolgende functies of projecten interessant kunnen zijn.

Door van tevoren met de hiringmanager/opdrachtgever via deze methode de eisen van de functie een prioriteit mee te geven kan er veel objectiever geselecteerd worden. Bovendien is het dan ook veel makkelijker om kandidaten die niet voldoen aan die Must haves af te wijzen met een goede onderbouwing. Een lijst met Must haves mag nooit te lang zijn. Stel duidelijke controlevragen om te achterhalen of iets echt een Must have is. Bijvoorbeeld: “Stel ik heb een kandidaat die nu bij jouw grootste concurrent werkt, maar in plaats van een universitaire studie een hbo-studie in de juiste richting heeft. Deze persoon hoef ik dan niet uit te nodigen?”. Het levert wellicht wat meer werk en wat meer discussies op om de eisen op deze manier te ordenen. Maar juist door die discussie van tevoren te voeren en te zorgen dat er consensus is zorgt ervoor dat je sneller kunt werken en cv’s op een eerlijkere manier kunt beoordelen.

2)     Telefonische screening

Een telefonische screening wordt op heel veel verschillende manieren ingezet door organisaties. Bij de ene organisatie duurt een telefonische screening een uur. De andere organisatie gebruikt het alleen om 1 of 2 zaken te checken en gaat zo snel mogelijk over tot het maken van een afspraak. De ene manier is niet noodzakelijkerwijs beter of slechter dan de andere. Vooral belangrijk is dat er met alle stakeholders samen bepaald wordt welke vragen er gesteld worden in een telefonische screening en waarom. Bedenk dat je bepaalde communicatiemiddelen mist in een telefonische screening (oogcontact, lichaamstaal). Competenties die echt belangrijk zijn voor een functie zijn om die reden vaak beter uit te vragen in een face-to-face gesprek. Je geeft iemand dan alle kansen om het beste van zichzelf te laten zien en alle middelen in te zetten. Veel recruiters en intercedenten werken aan het begin van hun carrière wel met een standaard vragenlijst. Naarmate ze meer ervaring hebben verdwijnen die echter vaak weer en wordt er meer op gevoel gewerkt. Voor de andere stakeholders in het proces is het echter heel handig om duidelijk te hebben wat al is uitgevraagd en dit ook ‘op papier’ te hebben.

3)     Face-to-face gesprekken

In de meeste recruitmentprocessen zijn (tenminste) twee gesprekken opgenomen. Het eerste gesprek wordt meestal door een recruiter of iemand van HR gevoerd. Als het eerste gesprek goed verloopt, zet de interviewer zijn/haar bevindingen op papier. Hierna volgt het tweede gesprek met de direct leidinggevende/hiring manager. Wat opvalt is dat in het tweede gesprek heel vaak dezelfde vragen worden gesteld als in het eerste gesprek. Uitvragen van dezelfde competenties. Vragen over werkervaring en opleiding. Toelichten van de motivatie voor de functie. Dit kost allemaal extra tijd. Bovendien komt het regelmatig voor dat een tweede persoon dezelfde competenties anders beoordeelt. Zo kan iemand worden afgewezen op een gebrek aan competenties, die in een eerste gesprek wal als voldoende aanwezig werden beoordeeld. Dat is niet bepaald de ervaring die je een kandidaat wilt geven in het recruitmentproces. Hoe voorkom je dit? Door heel duidelijk met alle stakeholders te bepalen welke onderwerpen je waar behandelt in het selectieproces. Ook hier kun je de MoSCoW methode weer voor gebruiken.

Inzichtelijk maken van elke stap

Maak kolommen die de fases van het selectieproces weergeven. Schrijf vervolgens op per kolom wat je daar gaat behandelen (welke competenties, welke harde eisen, motivatie, werkervaring). Dit werkt alleen als je de andere stakeholders in het proces vertrouwt en respecteert. Dit betekent ook dat je elkaar duidelijk moet kunnen aanspreken op afspraken. Zaken die in de ene kolom behandeld zijn mogen niet meer uitgevraagd worden in de volgende kolommen.  Het vergt discipline en vertrouwen. Maar het zorgt voor een heel efficiënt recruitmentproces. Doordat het proces heel transparant is kun je kandidaten van tevoren heel goed informeren over wat je wanneer gaat behandelen. Dat geeft de kandidaat de ruimte om zich goed voor te bereiden op elke fase. Bovendien wordt het helder waar iemand (eventueel) struikelt in het proces en op welke onderwerpen. Zo krijgt iedereen een duidelijke, heldere terugkoppeling. En dat is ook goed voor de candidate journey.