De gebeurtenissen waar we ons mee bezig houden gedurende de dag nemen ruimte op in ons hoofd. Dat betekent dat dit ruimte is, die we niet aan iets anders zoals het werk kunnen besteden. Het is belangrijk dat deze gebeurtenissen en gedachten een plek krijgen door goede en minder goede dingen te delen op je werk. Een check-in aan het begin van een vergadering kan daarom ontzettend waardevol zijn omdat daardoor alle spelende gedachten geuit worden en je niet langer tegenhouden gedurende de sessie. Bovendien weet iedereen in de groep hoe de groep erbij zit. Mogelijke kleine conflicten en ergernissen kunnen direct tijdens de check-in behandeld worden. Er is dus volop aandacht en ruimte voor het menselijke aspect. De ruimte die wordt geboden om vrijuit te spreken over wat de teamleden bezighoudt resulteert in een meer veiliger en welkom gevoel. Dit resulteert dan weer dat iedereen zich opener en meer kwetsbaar open durft te stellen en knelpunten gemakkelijker bespreekbaar durven maken.
Een check-in zorgt er daarnaast voor dat alle deelnemers al bij de start actief betrokken worden bij het geheel. Dit resulteert in focus, betrokkenheid en efficiëntie gedurende de hele vergadering. Door regelmatig deze check-in toe te passen, bouw je aan jouw team. Er ontstaat een band, mensen leren elkaar nog beter kennen waardoor er meer ruimte ontstaat om elkaar aan te spreken, er is sociale interactie.
In deze blog zetten we de belangrijkste zaken van een check-in én check-out voor je op een rij, lees je hoe je een succesvolle check-in inricht en hoe je een check-out opbouwt.
Een check-in is eigenlijk een korte oefening aan het begin van de vergadering waardoor deelnemers de kans krijgen om zich te uiten en te delen wat er speelt. Dit kan zowel face to face als online toegepast worden. De check-in vindt altijd plaats vóór de start van de daadwerkelijke vergadering. Door geen ‘omdat’ en ‘waarom’ vragen te stellen, krijgen alle deelnemers volledig de ruimte om te benoemen wat er in je omgaat, dit kan positief maar ook negatief zijn. Dit pas je toe met als doel om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen, een positieve en open sfeer neer te zetten én om eventuele afleidingen en stress te bespreken wat uiteindelijk resulteert in een goede focus op de vergadering. De aandacht is gericht op datgene waarvoor de meeting is belegd.
Als begeleider van de check-in neem je de rol op als facilitator. Je dient een neutrale houding aan te nemen, je luistert actief en je bent onpartijdig. Bij een check-in is alles welkom. Ter voorbereiding bepaal je je doel: wat wil je met deze check-in bereiken? Tijdens de check in stel je meestal één tot drie vragen die enerzijds de deelnemers opwarmen en helpen om naar het volgende programmaonderdeel te gaan en anderzijds probeer je boven tafel te krijgen wat er speelt bij eenieder zodat je jouw programma daar verder op af kunt stemmen. Je kunt hierbij denken aan thema’s, maar ook aan de energie die naar voren komt.
Nadat je als eerst uitleg hebt gegeven over hoe de check-in werkt, check je als facilitator zelf als eerste in. Let hierbij op dat mensen jouw stijl zullen volgen. Vervolgens gaat de check-in verder in ‘popcorn’ stijl: iemand mag en kan praten wanneer hij of zij daar aan toe is. Het is hierbij van belang dat iedereen vrijuit kan praten en niemand reageert op elkaar. Er worden ook geen vragen tussendoor gesteld. Als facilitator vat jij wel alles samen aan het eind. Een totaalconclusie die het beeld van de groep representeert.
Met een check-out faciliteer je dat alle besproken zaken en de eventueel daarbij behorende emoties zijn afgerond. Zodat eenieder met een goed gevoel de meeting kan verlaten zonder open eindjes of onuitgesproken zaken. Dit zorgt er tevens voor dat medewerkers makkelijker overschakelen naar de volgende meeting. Je kunt bij een check-out denken aan vragen als: