Het belang van een ruimhartig opleidingsbudget voor organisaties

Nu het einde van het jaar met rasse schreden nadert zijn organisaties weer druk met ‘de budgettering’. Voor het nieuwe jaar moet de begroting op orde zijn en de budgetten verdeeld over de verschillende potjes. De afdeling HR of HRD krijgt een scholingsbudget toegewezen. En dat is lager dan afgelopen jaar? Klopt. Het opleidingsbudget is immers dit jaar lang niet opgemaakt en dus – aldus de financieel directeur – is een lager budget gerechtvaardigd. Hoe zit het met dat opleidingsbudget? Waarom wordt het niet (volledig) opgemaakt?

Vooral hoger opgeleiden opgeleid

Uit onderzoek van het Researchcentrum voor Onderwijs en Arbeidsmarkt (ROA) blijkt dat ruim de helft (54%) van de werkenden in de afgelopen twee jaar een cursus heeft gevolgd. Werkgevers geven jaarlijks gemiddeld €949 uit aan de scholing van hun werknemers. Ze geven wel vaker en meer geld uit aan hoger opgeleiden. Van de praktisch opgeleiden heeft een kwart nog nooit een door de werkgever betaalde opleiding of training gevolgd.

Opleidingsbudget in cao stijgt

In steeds meer cao’s worden afspraken gemaakt over opleidingsbudgetten. Werkgeversorganisatie AWVN, betrokken bij veel cao-onderhandelingen, constateerde dat het aantal werknemers met een persoonlijk ontwikkelingsbudget in de afgelopen vijf jaar verdubbelde. Het gemiddelde budget bedraagt €706. In totaal is een trainingsbudget beschikbaar van €1,6 miljard.

Voor opleiding en ontwikkeling is dus – terecht – veel geld beschikbaar. Medewerkers moeten hun kennis en ervaring immers continu op peil houden of nieuwe vaardigheden ontwikkelen om bij te blijven.

Deel opleidingsbudget ongebruikt

Toch blijkt uit onderzoek van NIDAP dat 40 procent van het opleidingsbudget ongebruikt blijft. Een gemiste kans natuurlijk. Grote vraag is: waarom blijft dit budget ongebruikt? De urgentie van opleiden en ontwikkelen is immers duidelijk.

Redenen voor niet gebruiken opleidingsbudget

Wat zijn de voornaamste redenen dat opleidingsbudget ongebruikt blijft?

• Lang niet alle medewerkers zijn op de hoogte van een leerbudget. Een kwart van de medewerkers weet niet dat in de voor hen afgesloten cao afspraken zijn opgenomen over scholing. HR(D) verwijt medewerkers regelmatig dat zij geen eigen initiatief vertonen. Echter, HR(D) mag zelf ook actiever uitdragen dat er opleidingsbudget beschikbaar is.
• De HR(D)-afdeling keurt opleidingen die aangedragen worden door medewerkers regelmatig af. De toegevoegde waarde van de opleiding of training voor de organisatie wordt als onvoldoende beoordeeld. Dat geldt voor zo’n een derde van de opleidingsaanvragen.
• Nog een belangrijke reden om het volgen van een opleiding of training te ontmoedigen: capaciteitsgebrek. Ongeveer 20 procent van de werkgevers geeft aan dat zij de afwezigheid van medewerkers moeilijk op kan vangen. Vooral in de zorg is dit een argument om geen opleiding of training aan te bieden.
• In veel organisaties is geen (formeel) opleidingsplan opgesteld. Iedere aanvraag moet daarom individueel beoordeeld worden. Dan ligt willekeur op de loer. Vaak zijn dan ook opleidingsinspanningen niet gelinkt aan de strategie van de organisatie en wordt geen rekening gehouden met toekomstige ontwikkelingen.

Tips om het opleidingsbudget optimaal in te zetten

Organisaties die ervoor willen zorgen dat hun medewerkers klaar zijn voor de toekomst. Dat medewerkers over de juiste kennis en vaardigheden beschikken, kunnen het volgende doen:

• Stel een goed opleidingsplan op. Dan weet je als organisatie waar je naartoe beweegt en welke kennis en vaardigheden absoluut noodzakelijk zijn om toekomstbestendig te zijn en te blijven.
• Stel budget beschikbaar. Natuurlijk is dat in veel cao’s al geregeld. Echter, werkgevers zijn huiverig om dit geld ook echt uit te geven en daarom soms nalatig in het informeren van personeel. Laat medewerkers weten dat opleidingsbudget beschikbaar is en wat de criteria zijn om hier gebruik van te maken.
• Zorg dat er voldoende tijd en capaciteit is om medewerkers een cursus te laten volgen. Dat kan bijvoorbeeld ook opgelost worden door medewerkers een e-learning of blended opleidingstraject te laten volgen. (Een deel van) De opleiding kan dan bijvoorbeeld buiten werktijd worden gevolgd of voorbereid, zodat het niet ten koste gaat van ‘werktijd’. Uiteraard moet dit in samenspraak tussen medewerker en werkgever plaatsvinden. Niet iedereen kan of wil buiten werktijd studeren.
• Wees ruimhartig bij het toewijzen van het opleidingsbudget. Soms worden opleidingen of trainingen aangevraagd die niet direct gerelateerd zijn aan de huidige of toekomstige functie. Toch kan het om verschillende redenen slim zijn om een dergelijke aanvraag wel te honoreren. Bijvoorbeeld uit het oog van goed werkgeverschap. Je krijgt er immers een gemotiveerde, productieve medewerker voor terug. Of een medewerker ontwikkelt zich breder en is daardoor breder (duurzaam) inzetbaar. Of neem nu een medewerker die een cursus fotografie wil volgen. Wellicht kun je deze medewerker in de toekomst vragen om foto’s voor de website te maken. Een medewerker die graag een training interviewtechnieken (niet functiegerelateerd) wil doen, zou interviews kunnen gaan doen voor het personeelsblad. Met andere woorden: denk in mogelijkheden en wees creatief!

Als organisatie wil je dat je medewerkers zich ontwikkelen. Dan is scholing vaak noodzakelijk. Daarvoor moet natuurlijk wel budget beschikbaar gesteld worden. En vervolgens moet dat budget aangesproken worden. Dat is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van medewerker én werkgever!

Marco Hendrikse, manager marketing & content van artra en de Academy for Recruitment. Schrijft over ontwikkelingen op de arbeidsmarkt, recruitment en HRM.