Het opbouwen van sociaal kapitaal is zeer belangrijk voor de samenwerking en daarmee de productiviteit binnen organisaties. Juist doordat sociaal kapitaal was opgebouwd daalde de productiviteit van organisaties, ondanks werken op afstand tijdens de coronapandemie, niet. Maar na enkele maanden thuiswerken begon de productiviteit wel te dalen. Wat is hier aan de hand? Het sociale kapitaal, de som van sterke banden en weak ties speelt hierbij een sleutelrol.
Voordat medewerkers gedwongen werden om thuis te werken, bouwden zij relaties op met collega’s. Met sommige medewerkers is echt een sterke band opgebouwd. Met anderen iets minder. Dat was dan bijvoorbeeld een ‘koffiezetautomaatcontact’ of iemand waarmee je alleen bij binnenkomst enkele woorden sprak. Dit zijn de zogenaamde weak ties (zwakke banden), die als een soort cement binnen de organisatie fungeren.
Het opgebouwde sociale kapitaal maakte het relatief eenvoudig om te switchen naar thuiswerken. Het gevoel van een grotere organisatie deel uit te maken bleef in eerste instantie. Echter, na verloop van tijd verliest dit sociale kapitaal aan waarde en worden medewerkers minder productief.
In een artikel van MIT Sloan Management Review wordt Microsoft CEO Satya Nadella aangehaald om de dalende productiviteit te verklaren: “maybe we are burning some of the social capital we built up [while not working remotely] in this phase where we are all working remote.” Ook in andere organisaties wordt deze ontwikkeling geconstateerd. Veel weak ties verdwijnen volledig.
Weak ties worden gevormd tussen medewerkers die elkaar niet vaak zien of die niet echt een gemeenschappelijke basis hebben, zoals hetzelfde werk, dezelfde verantwoordelijkheden of interesses. Deze medewerkers hoeven niet professioneel of sociaal op elkaar te vertrouwen.
Bij de start van het thuiswerken zorgden sterke en zwakke banden ervoor dat beslissingen snel genomen konden worden en flexibel gereageerd kon worden op veranderingen. Na een paar maanden thuiswerken echter verloren de weak ties aan kracht. Medewerkers begonnen zich meer geïsoleerd te voelen en misten de toevallige contacten op het werk. Natuurlijk zijn er online meetings, maar door het gemis aan (informele) interactie, verloren medewerkers de aansluiting met de organisatie. Dit heeft gevolgen voor de productiviteit en effectiviteit van medewerkers.
Informele contacten tussen medewerkers met een zwakke band bevorderen de verspreiding van informatie binnen de organisatie. Als je remote werkt kom je elkaar natuurlijk niet meer tegen op de gang of in de kantine en verdwijnt dit. Deze informele contacten, deze weak ties, blijken de katalysator voor snellere besluitvorming en wendbare organisaties.
Het sociale kapitaal dat opgesloten zit in de weak ties zorgt ervoor dat verschillende groepen, afdelingen of business units met elkaar verbonden worden. Dat informatie wordt gedeeld. Deze weak ties moeten regelmatig bevestigd worden om hun functionaliteit te behouden.
In een MIT-artikel wordt dit nog eens bevestigd. Het artikel beschrijft een onderzoek van de bekende professor Peter Cappelli naar de positie van interim managers in organisaties. De effectiviteit van de interim manager wordt beïnvloed door het sociale kapitaal dat hij of zij kan opbouwen. Een interim manager met veel weak ties is effectiever, zo blijkt.
Juist tijdens de onboarding moet veel aandacht besteed worden aan het opbouwen van sociaal kapitaal. Medewerkers moeten een sterke band krijgen met hun directe collega’s of collega’s waarmee ze regelmatig samenwerken. Maar ook informele contacten zijn zeer belangrijk. Juist zo pikken nieuwe medewerkers normen en waarden binnen de organisatie op. Zo zien ze subtiele verschillen tussen afdelingen en ondervinden ze wie de informele leiders binnen de organisatie zijn. Als al het werk online plaatsvindt blijft het aantal collega’s waarmee nieuwe medewerkers contact hebben beperkt. Dit kan zelfs hun carrièrevooruitzichten binnen de organisatie op langere termijn schaden.
Bij het terugkeren op de werkvloer (reboarding) en bij het onboarden van nieuwe medewerkers moet aandacht besteed worden aan het faciliteren van informele contacten. Voor het vormen van zwakke banen moet tijd en gelegenheid gegeven worden. Stimuleer dat medewerkers een ommetje (door het kantoorpand) maken. Zet printers en kopieermachines wat verder weg van de werkplek. Moedig medewerkers aan om iedere week een kennisafspraak te maken met iemand die ze nog niet kennen. Wijs buddy’s toe uit andere teams of van andere afdelingen. Zij zorgen ook weer voor verbinding met hun eigen collega’s.
Lees ook: Wat is onboarding? En waarom moet je dat weten?
Weak ties kunnen ook gevormd worden door alle nieuwe medewerkers bij elkaar te brengen of door een ‘jongerenclubje’ te beginnen. Medewerkers van verschillende teams en afdelingen worden zo bij elkaar gebracht. Natuurlijk, voor zover noodzakelijk, neem je daarbij wel steeds de geldende coronabeperkingen in acht.
De afgelopen anderhalf jaar, waarin veel thuisgewerkt werd, heeft het belang van het opbouwen van sociaal kapitaal aangetoond. Als weak ties verloren gaan worden medewerkers minder productief en effectief. Nu medewerkers (straks) weer terugkeren naar kantoor is het belangrijk om aandacht te besteden aan het kweken van banden tussen medewerkers. Ook bij de onboarding van medewerkers moet daar uitgebreid aandacht aan besteed worden.
Of wil jij meer weten over de mogelijkheden voor jouw organisatie? Neem dan gerust contact met ons op via artra@artra.nl of bel 026 333 75 72.