Het implementeren van een referral recruitmentprogramma

Op het gebied van personeelswerving is het alle hens aan dek. Hoe krijg je alle vacatures vervuld? Geen wonder dat steeds meer organisaties kijken naar referral recruitment. Dat is immers, zo blijkt uit onderzoek, de meest effectieve manier om vacatures te vervullen. Referral recruitment kent vele voordelen. Deze zullen verderop in dit artikel aan de orde komen.

Referral recruitmentprogramma

Een referral recruitmentprogramma is een wervingsstrategie waarbij organisaties hun huidige medewerkers stimuleren om potentiële kandidaten aan te dragen voor openstaande functies. Medewerkers worden daarvoor beloond.

Beloning

Dat kan een geldelijke beloning zijn, maar ook bijvoorbeeld een diner- of cadeaubon. Steeds meer organisaties maken ook gebruik van gamificatie. Via een dashboard wordt bijgehouden wie ‘scoort’. Ook worden bijvoorbeeld maandelijkse verlotingen georganiseerd onder medewerkers die een nieuwe collega hebben aangedragen of wordt met een Rad van Referral of een Wheel of Experiences bepaald welke beloning je krijgt. Deze (kans op) een beloning stimuleert medewerkers om te participeren in het referral recruitmentprogramma.

Voordelen referral recruitmentprogramma

Het opzetten van een referral recruitmentprogramma kan aanzienlijke voordelen bieden voor organisaties. Drie belangrijke voordelen:

1. Over het algemeen is het een goedkopere manier van werven. Traditionele wervingsmethoden, zoals advertenties op vacaturesites en het inschakelen van W&S-bureaus kunnen duur zijn.
2. De kwaliteit van een kandidaat die via een medewerker binnenkomt is vaak hoger. Daardoor kan het selectieproces korter zijn, is er minder inwerktijd nodig en is de aangedragen medewerker sneller 100% productief.
3. Het verloop daalt. Van de medewerkers die via referral zijn binnengekomen blijft 47% langer dan drie jaar bij hun werkgever. Dit geldt voor slechts 14% van de kandidaten die via een vacaturesite zijn binnengekomen.

Lees ook het artikel: Tien statistieken die de meerwaarde van referral recruitment aantonen

Nadelen referral recruitment

Natuurlijk is het niet alleen maar halleluja met referral recruitment. Er kleven ook enkele nadelen aan.

Ten eerste kunnen werknemers geneigd zijn om alleen mensen aan te bevelen die op hen lijken. En dan kan het zomaar zijn dat een giftig werkklimaat ontstaat en in stand wordt gehouden. Bovendien kan dit leiden tot een gebrek aan diversiteit in het personeelsbestand. Werkgevers doen er dan ook goed aan om een diversitiybeleid te voeren en duidelijke beleidsregels op te stellen om te voorkomen dat alleen maar ‘kloontjes van’ worden aangedragen.

Ten tweede zit in het referral programma vaak ingebakken dat referral-kandidaten voorrang krijgen. Dat kan ten koste gaan van kandidaten die via andere kanalen zijn binnengekomen. Bewustwording bij recruiters en HR-professionals hieromtrent is wenselijk. Zo voorkom je dat tijdens het proces goede kandidaten (die dus via andere kanalen binnenkomen) afvallen, omdat het proces te lang duurt.

Tip! Lees ook: 26 tips voor het succesvol invoeren van een referral recruitment programma

Implementeren referral recruitmentprogramma

Om een succesvol referral recruitmentprogramma te implementeren, moeten werkgevers verschillende stappen nemen.

Plan

Natuurlijk begint het met maken van een plannetje. Hoe ziet het systeem van referral recruitment eruit? Bij grote organisaties zal bijvoorbeeld inzetten van een systeem een optie kunnen zijn. Welke beloning(en) worden er gegeven? Wie mag iemand aandragen? Voor welke functies en functieniveaus geldt dit refferal beleid? Zijn recruiters en HR-professionals, of bijvoorbeeld de directie, uitgesloten van het programma?

Informeren en activeren

Daarna volgt het informeren en activeren van medewerkers. Daarvoor moet alles uit de kast worden gehaald:

• De introductie van het programma moet een echte knaller zijn. Iedereen moet direct weten dat het referral recruitmentprogramma live is en hoe het eruit ziet. Benadruk daarbij het belang van het vervullen van vacatures. Als vacatures immers niet vervuld worden, moet iedereen harder werken, is er meer stress, een hoger ziekteverzuim, moeten meer kosten gemaakt worden, bijvoorbeeld door de inzet van flexwerkers. Enzovoort.
• Vervolgens moeten alle beschikbare communicatiemiddelen worden gebruikt om het programma onder de aandacht te brengen en te houden van medewerkers (herhaling, herhaling, herhaling). Ook het afdelings- of werkoverleg zijn goede momenten om het programma te bespreken. Daarbij kunnen succesverhalen gedeeld worden van medewerkers die via referral zijn binnengekomen.
• Op een centrale plek moet het referral recruitmentprogramma voor iedereen snel inzichtelijk zijn. Geef daar ook alle argumenten waarom jij zo’n leuke en goede werkgever bent. Help medewerkers dit ‘coprorate verhaal’ te vertellen.
• Nog belangrijker is het verkopen van de baan. Wat houdt deze functie in? Wat moet je dan gaan doen? Wie worden de collega’s? Hele praktische dingen. Het moet niet een opsomming van een functieprofiel worden. Het moet een verhaal zijn, dat door iedereen kan worden verteld. Dus ook door degene die niet thuis is in de materie. Door naast de officiële functieomschrijving, ook bijvoorbeeld collega’s de functie te laten omschrijven, krijg je een meer ‘streetwise’ vacature-omschrijving.
• Voor iedereen, inclusief geïnteresseerde kandidaten, moet duidelijk zijn, waar meer informatie over vacatures en de organisatie (als werkgever) is te vinden. Natuurlijk is het verstandig om tevens een aanspreekpunt aan te wijzen voor vragen.

Evalueren en bijsturen

Ten slotte is het belangrijk om het referral recruitmentprogramma voortdurend te evalueren en te verbeteren. Organisaties moeten de resultaten van het programma bijhouden en de effectiviteit van het programma meten. Als daar aanleiding toe is moet het programma worden aangepast.

Een referral recruitmentprogramma is een effectieve manier van personeelswerving. Wel moet het aan een aantal voorwaarden voldoen om succesvol te zijn. Cruciaal is dat huidige medewerkers het naar hun zin hebben en de organisatie dus als werkgever willen promoten. De werkgever kan daarbij ondersteunen door goede ‘verkoopargumenten’ te geven. Over het (succes van het) programma moet voortdurend worden gecommuniceerd.