Loopt jouw SNA-keurmerk gevaar?

Als een uitzendonderneming zijn zaken administratief niet goed op orde heeft, loopt hij een risico: de intrekking van het SNA-keurmerk. Voor veel opdrachtgevers is dat een ware dealbreker, dus hoe kun je dat voorkomen? Arjan Boer van Normec VRO vertelt waar je op moet letten. Bijvoorbeeld: afwijkingen in de personeelsadministratie, in het minimumloon en bij het werken met zzp’ers.

Zo op het eerste gezicht hoeft de uitzendonderneming zich geen zorgen te maken. De uitzendkracht heeft tijdens de Teams-meeting gezegd dat hij in aanmerking komt voor de loonheffingskorting, en heeft die verklaring bekrachtigd met zijn digitale handtekening. Die handtekening is onder die verklaring in een pdf geplakt, en die pdf zit veilig opgeborgen in het personeelsdossier. Alles in orde, toch?

Potentieel probleem

Nou… Arjan Boer, Technisch Manager bij Normec VRO, ziet toch een potentieel probleem. “De wetgever verlangt in zo’n geval een natte handtekening, een handtekening gezet met een klassieke balpen. Natuurlijk, er zijn inmiddels meerdere voorbeelden in onze praktijk waarin de Belastingdienst akkoord gaat met een digitale handtekening, maar die moet dan wel geavanceerd zijn. Dat betekent onder andere dat het document moet zijn gedateerd, en dat het na het plaatsen van de handtekening niet meer kan worden aangepast. Dat document is dan op uniek wijze verbonden aan de ondertekenaar. Let wel: als de werkgever dit niet kan aantonen, valt de medewerker in het anoniementarief, en loopt de werkgever risico op een naheffing.”

SNA-keurmerk

Vandaar het belang van het SNA-keurmerk – zowel voor het uitzendbureau, als voor de opdrachtgever. “Als onze klanten gecertificeerd willen blijven, krijgen ze twee keer per jaar een inspectie”, zegt Arjan. “Daarbij controleren we enkele standaarddocumenten. Bijvoorbeeld: de aansluiting tussen de aangiften omzetbelastingen loonheffing met de verplichtingen uit de administratie en het uittreksel van de Kamer van Koophandel. Daarnaast lopen we steekproefsgewijs door de personeelsadministratie en de loonadministratie. En hierbij komen we een probleem als ongeldige handtekeningen op loonbelastingverklaringen absoluut tegen. Het uitzendbureau kan dat dan op korte termijn corrigeren.”

Lees ook: Verplichte certificering voor uitzendbureaus komt eraan

Naheffing

Volgens Arjan is dat niet alleen een goede zaak voor dat uitzendbureau, maar ook voor de opdrachtgevers. “Stel je voor, die uitzendonderneming krijgt een naheffing, kan die niet betalen, en gaat daardoor failliet. Zonder keurmerk is dat slecht nieuws voor de bedrijven die de betreffende medewerkers hebben ingezet. Want de Belastingdienst zal het openstaande bedrag verhalen op hen. Echter, als het betreffende uitzendbureau beschikt over het SNA keurmerk, is het risico kleiner en toont de uitzendonderneming aan een betrouwbare partner te zijn. Als de opdrachtgever zich ook aan de voorwaarden heeft gehouden, is hij van aansprakelijkheid in de keten gevrijwaard.”

Werken met zzp’ers

En dat is niet het enige probleem dat met het keurmerk uit de weg kan worden geruimd. Want Arjan stuit bij zijn inspecties ook regelmatig op afwijkingen bij het werken met zzp’ers. “Het gebeurt wel eens dat een uitzendbureau een telefoontje krijgt van een opdrachtgever: ‘Heb jij op korte termijn drie mensen voor me?’ En wie worden vervolgens ter beschikking gesteld? Twee uitzendkrachten en een zzp’er. Maar het probleem is: als het gaat om die zzp’er, kan deze niet ter beschikking worden gesteld. Als je dat toch doet, riskeer je problemen met de Belastingdienst. Die zal aanvoeren dat hier sprake is van schijnzelfstandigheid, en dat het uitzendbureau loonheffingen had moeten inhouden.”

Arjan Boer van Normec VRO

Minimumloon

Bovendien loert er nog een andere potentiële adder onder het gras, het minimumloon. En nee, volgens Arjan moeten we dan niet meteen denken aan kwaadwillige schendingen. “In de bruto sfeer zit het vaak wel goed; de problemen zitten meer in de netto sfeer. Sinds 1 januari 2017 is het verboden om in te houden op het netto equivalent van het wettelijk minimumloon, maar er zijn twee uitzonderingen: ziektekosten en huisvesting.”

Echter, op het gebied van huisvesting gelden onder andere de volgende voorwaarden:

1. Die huisvesting moet voldoen aan bepaalde kwaliteitseisen. Denk in de uitzendbranche aan het SNF-Keurmerk.
2. Er moet sprake zijn van een huurovereenkomst.
3. De huisvestingskosten zijn gemaximeerd tot 25% van het wettelijk minimumloon.
4. Er ligt een volmacht waarin de werknemer de werkgever machtigt om de huisvesting te regelen, een verklaring die eenzijdige kan worden ingetrokken.
5. En de inhouding is niet hoger dan de daadwerkelijke huur.”

Altijd opletten

Volgens Arjan zijn verreweg de meeste uitzendbureaus hiervan op de hoogte, en beschikken ze over het benodigde SNF-keurmerk. Maar toch ziet hij ook hier nog de nodige afwijkingen. “Ik ken een uitzendwerkgever die zijn zaken goed had geregeld – maar toen startte hij een nieuwe BV. En hij ging ervan uit dat het keurmerk dat hij voor BV A had gehaald, ook gold voor BV B. Helaas, zo werkt het niet. Ook deze werkgever is zijn keurmerk – SNF én SNA – tijdelijk kwijtgeraakt. Met een beetje meer kennis had hij dit kunnen voorkomen.”