Prioriteiten stellen met Covey’s timemanagement-matrix
Goed timemanagement is essentieel om stress op het werk te voorkomen. Te veel stress kan leiden tot overspannenheid of zelfs een burn-out. Een goede manier om je tijd beter te managen is door de matrix van Covey (en Eisenhower) voor timemanagement te gebruiken. In dit artikel leggen we je uit hoe deze matrix is opgebouwd en hoe je deze inzet om beter met jouw kostbare tijd om te gaan.
De oorsprong van de time management matrix van Covey
Deze timemanagementmatrix is bedacht door de Amerikaanse president Dwight D. Eisenhower, maar werd uitgewerkt en wereldberoemd door Stephen Covey en zijn bestseller The 7 Habits of Highly Effective People. Eisenhower ontwikkelde deze matrix naar aanleiding van dit citaat: “Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zelden urgent.” Urgentie en belang zijn dan ook de twee categorieën waar de time managementmatrix van Eisenhower en Covey uit is opgebouwd. Urgente zaken zijn dingen die onmiddellijke aandacht vragen, maar deze kunnen heel onbeduidend zijn. Belangrijke zaken vragen om zorgvuldigheid. Daarom kosten deze vaak extra tijd.
Hoe zit de matrix elkaar?
Het werkt zo. De matrix is, zoals je hieronder kan zien, verdeeld in vier vlakken of kwadranten.
- Belangrijk en urgent
- Niet belangrijk en urgent
- Belangrijk, niet urgent
- Niet belangrijk en ook niet urgent
In deze vier vlakken ga je jouw taken verdelen.
1. Belangrijk en urgent
Dit zijn de taken die je vaak uit jezelf al als eerste doet. Het zijn taken die belangrijk zijn, maar waar ook haast achter zit. Denk aan dringende problemen, last minute aanvragen, deadlines, klachten of een crisis. Deze taken moeten dus zo snel mogelijk uitgevoerd worden. Dit kwadrant wordt ook wel het crisiskwadrant genoemd. Deskundigen hanteren de stelregel dat 5 tot maximaal 10 procent van jouw taken in dit kwadrant vallen. Heb je er meer dan dat? Neem dan samen met je leidinggevende door hoe dit komt en hoe je dit kan verminderen. Want te veel bezig zijn met brandjes blussen, levert stress op.
2. Niet belangrijk, wel urgent
Dit zijn taken die gevoelsmatig zo snel mogelijk gedaan moeten worden, maar eigenlijk niet zo belangrijk zijn. Een taak die hieronder valt en waar veel mensen te veel tijd aan kwijt zijn is het bijwerken van hun mailbox. Je hebt het gevoel dat je zo snel mogelijk moet antwoorden, maar is dat wel altijd zo? Hieronder vallen ook onbelangrijke meetings, onderbrekingen en problemen van anderen. Wat deze taken gemeen hebben is dat ze vaak eigenlijk op iemand anders’ bordje kunnen of horen te liggen. Daarom wordt dit kwadrant ook wel het delegeerkwadrant genoemd. Ga daarom altijd bij jezelf na of jij wel de verantwoordelijke bent. Heb je al een grote taak? Vraag je dan af of er anderen zijn om te helpen. Zo blijf je kritisch. Dat maakt dit ook meteen het moeilijkste kwadrant. Want je moet assertief genoeg zijn om ‘nee’ te durven zeggen en grenzen te stellen.
3. Belangrijk, niet urgent
Dit zijn taken die belangrijk zijn voor jouw werk, maar die geen haast hebben. Het zijn vaak taken waar jij kwaliteit voor moet leveren. Daarom wordt dit kwadrant ook wel het kwaliteitskwadrant genoemd. Denk aan dingen als planningen maken, activiteiten voorbereiden, leren & ontwikkelen, netwerken, relatiebeheer en strategieën ontwikkelen. De taken die in dit kwadrant vallen, belanden vaak onderaan de to-do-lijst of je komt er überhaupt niet aan toe. Het is dus belangrijk om deze taken in te plannen, zodat je ze later uit kan voeren. Want om kwaliteit te leveren heb je ruimte nodig om na te denken. Zo’n 90 procent van jouw dag zou gevuld moeten zijn met deze werkzaamheden. Maar let wel op! Door een slechte planning kan een taak uit dit kwadrant alsnog in het crisiskwadrant komen. Met als gevolg dat je weer stress voelt.
4. Niet belangrijk en ook niet urgent
Dit spreekt eigenlijk voor zich. Hieronder vallen werkzaamheden die geen haast hebben en ook niet belangrijk zijn. Toch zijn het dingen waar we ons mee bezig houden gedurende de dag. Bijvoorbeeld geouwehoer, uitstelgedrag, irrelevante e-mails (de meeste cc’s), facebooken, instagrammen en dagdromen. Dit zijn allemaal dingen die tijd verspillen. Desondanks doen we het toch, bijvoorbeeld als we overspoeld worden door de hoeveelheid werk die we hebben. Het is dan ‘vluchtgedrag’, omdat je probeert te vluchten van de stress die deze taken opleveren. De tijd die je wint door deze dingen te schrappen, is enorm.
Veelgemaakte fouten bij het gebruik van Covey’s time management matrix
Mensen zijn geneigd om altijd prioriteit te geven aan de taken die vallen onder de categorie ‘urgent’. Maar dat is een fout. Want als je alleen maar de hele dag bezig bent om brandjes te blussen, loop je achter de feiten aan. Dat levert stress op. En taken die belangrijker zijn, maar geen haast hebben, belanden hierdoor onderaan de to-do-lijst. Dat wil je natuurlijk niet. Probeer je dus te richten op het derde kwadrant. Dit is het belangrijkste kwadrant, omdat deze taken belangrijk zijn voor ontwikkeling en kansen. Het is zaak om deze taken in te plannen. Anders kom je er niet aan toe, of neem je er de tijd misschien niet voor.
Lees ook: Waarom timemanagement essentieel is voor een goede werk-privébalans
Hoe werk je met de matrix van Covey?
Als je snapt hoe de matrix in elkaar zit, is het tijd om ermee aan de slag te gaan. Het werkt vaak fijn om een groot vel papier te pakken en deze op de muur te hangen. Je schrijft al je taken op losse post-its. Deze verdeel je over de vier kwadranten, op basis van twee vragen:
- Is deze taak belangrijk?
- Is deze taak urgent?
Volgens Covey is een taak niet urgent als je het niet nu, straks of vandaag moet doen. Daarbij vraag je je ook af of het een taak is voor jou, of dat het misschien bij iemand anders hoort. Of een taak belangrijk is, hangt af van jouw functie en doelen. Als je alles hebt ingedeeld, ga je aan de slag met je planning. Kijk hierbij eerst naar de dingen die echt nú gedaan moeten worden. Daarna plan je de belangrijke, niet urgente taken in. Wanneer er een nieuwe opdracht binnenkomt, doorloop je opnieuw dit proces. Het zal niet meteen vlekkeloos gaan, maar dat kun je ook niet verwachten. Van fouten leer je. En door het te doen, word je er steeds beter in.
Het lijkt vaak alsof je alles moet doen wat je op je bordje krijgt. Maar dat is dus helemaal niet zo. Niet alles is even belangrijk om te doen, en sommige dingen hebben minder haast dan je denkt. Probeer te voorkomen dat anderen jou constant tijdsdruk opleggen. Dat vraagt lef, maar hiermee voorkom je wel dat je overspannen raakt of in het ergste geval, een burn-out oploopt.