Waarom timemanagement essentieel is voor een goede werk-privébalans
“Nog even dit laatste klusje afmaken.” “Oh, en even snel dat tussendoor doen.” En voor je het weet ben je weer een uur langer bezig met werk. Als je dit regelmatig doet, dan loop je het risico dat je werk-privébalans behoorlijk verstoord raakt. Terwijl vrije tijd juist zo essentieel is om weer goed opgeladen aan de slag te gaan. Vooral in tijden van krapte op de arbeidsmarkt en personeelstekort, rust er vaak een zwaardere last op de medewerkers. Het takenpakket van huidige medewerkers wordt dan alleen maar meer. Om dit als medewerker aan te kunnen, is timemanagement noodzakelijk.
Wat is timemanagement?
Timemanagement is het procesmatig plannen en uitvoeren van taken, waarmee je de effectiviteit, efficiëntie en productiviteit verhoogt. Het gaat er niet om dat je meer in minder tijd gedaan krijgt: timemanagement is erop gericht om jouw focus te brengen naar de juiste zaken. Het is een vaardigheid die je kunt leren door niet harder, maar juist slimmer te werken en goed prioriteiten te leren stellen. Het kost tijd om deze vaardigheid eigen te maken, want het is lastig om nieuwe gewoontes aan te leren.
Voordelen timemanagement
Timemanagement levert veel op. Alle voordelen op een rijtje:
1. Je hebt meer overzicht van jouw taken
Een klant wil onmiddellijk een reactie terug. Je collega vraagt of je een aanvraag op wil pakken. En had je die offerte al opgesteld? Er komt veel op je af gedurende een werkdag, wat allemaal aandacht van je vraagt. Hierdoor is het moeilijk om je aandacht te richten waar het op gericht moet zijn. En krijg je sommige taken niet af. Dat veroorzaakt stress. Het overzicht dat timemanagement je geeft, zorgt ervoor dat je precies weet wat je allemaal te doen staat en welke taken op dat moment je aandacht verdienen.
2. Je creëert meer tijd en ruimte voor jezelf
Het ongestructureerd managen van taken slurpt veel tijd en energie. Hierdoor begin je vaak te laat aan taken of geef je als puntje bij paaltje komt, andere dingen voorrang. Als je aan de hand van timemanagement je werkweek (beter) leert in te plannen, creëer je voor jezelf meer ruimte en tijd. Dat komt doordat je niet lukraak met van alles bezig gaat, maar gericht op één taak focust. Zo verspil je geen onnodige tijd en krijg je meer werk gedaan.
3. Je kunt je beter concentreren
Door gericht te werken aan één taak, in plaats van verschillende dingen door elkaar, kan je je beter concentreren op wat je op dat moment aan het doen bent. Daarnaast zorgt een zorgvuldige planning voor meer rust in je hoofd, waardoor je tijdens het werken niet afgeleid wordt door de tienduizend andere dingen die je nog moest doen.
4. Je krijgt meer plezier in je werk
Timemanagement zorgt voor een beter planning van je taken, waardoor je efficiënter te werk kan gaan. Jouw taken, ook die vervelende, heb je dan eerder af. Zo heb je meer controle over je eigen werkzaamheden. Je gaat immers bewuster om met je tijd en je stelt haalbare doelen. Hierdoor verval je minder snel in slechte gewoonten of het uitstellen van taken. Door effectief met je tijd om te gaan, voorkom je dat je langer door moet om dingen af te maken. Dat verbetert ook jouw werk-privébalans.
5. Je bent betrouwbaarder voor klanten en collega’s
Als jij altijd jouw werk op orde hebt en al je taken op tijd af zijn, ben je een betrouwbare kracht voor klanten en collega’s. Je weet namelijk precies wanneer je tijd hebt om dingen te doen die tussendoor van je gevraagd worden. Zij weten dan wat ze van jou kunnen verwachten en dat ze erop kunnen vertrouwen dat jij je afspraken nakomt.
6. Je hebt meer rust
Vanzelfsprekend heeft een betere managing van je tijd ook effect op jouw gemoedstoestand. Alles altijd maar willen onthouden, geeft een hoop onrust – daar is je brein namelijk helemaal niet voor gemaakt. Een duidelijk overzicht waar alle taken, projecten en afspraken in staan, verlicht je brein en geeft rust in je hoofd. Daarnaast ervaar je hierdoor minder stress. Op de lange termijn voorkomt dat dat je overspannen raakt of, in het ergste geval, in een burn-out belandt.
De ingrediënten van timemanagement
Om tijd te managen is het noodzakelijk om eerst inzicht te krijgen in de werkzaamheden die verricht moeten worden. Daarnaast moet de beschikbare tijd worden vastgesteld. Dat is nodig om later te kunnen bepalen hoe en wanneer de werkzaamheden gedaan worden. Pas als je je hier bewust van bent, kun je een overzicht creëren en prioriteiten stellen.
Inzicht
Inzicht is het belangrijkste ingrediënt van timemanagement, zonder inzicht kan je namelijk geen planning maken. Inzicht in jouw werklast, de tijd die je nodig hebt om werkzaamheden te doen en welke onderbrekingen je hebt op een dag. Pas als je dit weet, kan je aan de slag met het effectief inzetten van jouw tijd. Is er een discrepantie tussen de dingen die je moet doen en die daadwerkelijk gedaan zijn?
Bewustwording
De verschillen die je aantreft in wat je moet doen en wat je uiteindelijk gedaan krijgt, kan je verder analyseren. Wat heb je gedaan? Wat wilde je? Hoe komt het dat je het niet bereikt hebt? Wat zijn jouw tijdverspillers? Check je bijvoorbeeld onnodig vaak je e-mail? Krijg je veel telefoontjes tussendoor? Of word je vaak afgeleid door een kletsgrage collega? Pas als je je bewust bent van de oorzaken voor het gebrek aan tijd, kan de strategie bepaald worden om dit te voorkomen.
Overzicht
Met het inzicht dat je hebt in jouw werkzaamheden en tijd, kan je een overzicht maken. Wanneer er onduidelijkheid is over wat en hoeveel er moet gebeuren en met welke urgentie, ontstaat een gevoel van onrust en stress. Door het maken van een overzicht weet je wat er allemaal ligt. Hierdoor heb je meer rust, want je hoeft het niet meer te onthouden. Je kan hiervoor een agenda gebruiken of een to-dolijst.
Prioriteiten
Niet alles wat je moet doen is even belangrijk of urgent. Het is belangrijk om dit onderscheid te kunnen maken. Timemanagement gaat namelijk niet alleen om wat je doet, maar vooral ook wanneer je het doet. Een van de bekendste methoden om prioriteiten te stellen, is de matrix van Eisenhower, genoemd naar de Amerikaanse president Eisenhower. Het is een eenvoudig model, maar heel effectief om prioriteiten te stellen. Je categoriseert taken op basis van twee vragen: is het belangrijk en is het urgent?
Plannen
Onderzoek heeft aangetoond dat het uitvoeren van werk meer tijd kost zonder planning én dat de kwaliteit van het werk slechter is. Met behulp van een planning wordt de beschikbare tijd besteed aan werkzaamheden die dan het meest effectief zijn, en worden in een zo kort mogelijke tijd uitgevoerd. Je maakt een planning door te bedenken wat je gaat doen, hoelang je ervoor nodig hebt en wanneer je het gaat doen.
Reflecteren
Bekijk wekelijks hoe het ervoor staat met jouw planning en overzicht. Krijg je nu wel alle belangrijke dingen af? Of moet je ergens bijsturen? Door regelmatig te reflecteren, houd je de regie in eigen handen en maak je van timemanagement een blijvende gewoonte.
Timemanagement zorgt ervoor dat je meer rust in je hoofd hebt. Doordat je een goede planning maakt, voorkom je dat je langer door moet werken om je taken af te krijgen. Daarom is timemanagement een essentieel hulpmiddel om te zorgen voor een betere werk-privébalans.