De definitie van onboarding

Onboarding is wezenlijk iets anders dan ‘inwerken’. Een goede Nederlandse term is er (helaas) nog niet voor gevonden. Onboarding is het best te definiëren als:

Iedere nieuwe ervaring van een nieuwe medewerker bij een organisatie die bijdraagt aan zijn of haar succes en die zorgt voor betrokkenheid bij de visie, strategie, doelstellingen en cultuur van de organisatie.

Maar niet alleen de organisatie gaat voor succes, de werknemer wil dat ook. Een nieuwkomer wil van betekenis zijn voor de organisatie, dus wil hij snel mooie prestaties neerzetten. Dit vraagt om inspanningen van zowel de organisatie als de werknemer. Met een goed onboardingsprogramma kunnen nieuwe medewerkers sneller productief zijn, voelen ze zich meer betrokken en verlaten ze de organisatie minder snel.

Wat is onboarding?

Onboarding bestaat deels uit praktische zaken die iemand moet kennen en kunnen om z’n rol goed in te kunnen vullen. Denk bijvoorbeeld aan weten waar de werkplek is, hoe de nieuwe medewerker inlogt in het systeem en waar de koffieautomaat is. Oftewel: oriëntatie. Maar onboarding is veel meer dan dat: het gaat vooral om integratie. Onboarding draait voornamelijk om het leerproces dat je moet doormaken om echt opgenomen te worden in de organisatie. Je hebt kennis nodig van de cultuur en de onderliggende relaties. Wie heb je waarvoor nodig? Welke collega’s hebben bijvoorbeeld veel informele macht? Tijdens de onboarding moet een nieuwe medewerker daar iets van meekrijgen. Gaan begrijpen hoe verhoudingen binnen de organisatie liggen.

Tijdens het onboardingproces worden nieuwe medewerkers wegwijs gemaakt in de organisatie en de organisatiecultuur, zoals de visie, de missie en de kernwaarden van de organisatie. Alles wat je moet weten om volledig te kunnen integreren binnen de organisatie. De onboarding heeft geen vooraf vastgestelde duur: het loopt door totdat een werknemer zich echt op zijn plek voelt. Er zijn immers meerdere factoren die beïnvloeden of een werknemer zich thuis voelt in een nieuwe organisatie.

De eerste indruk is belangrijk

De onboarding begint al voor de eerste werkdag: bij de werving van de nieuwe medewerker. Hier vormt de medewerker zich al een beeld van de organisatie en er worden verwachtingen geschept door de werkgever. Uit een rapport van onderzoeks- en adviesbureau Integron blijkt dat slechts 13% van de medewerkers in sterke mate vindt dat het vooraf geschetste beeld overeenkomt met de realiteit. 21% vindt dat het beeld zelfs helemaal niet overeenkomt. Bij deze laatste groep is het risico groot dat ze de organisatie in het eerste jaar alweer verlaten. Zonde, want er is al veel tijd en geld gestoken in de werving en de selectie. En op een krappe arbeidsmarkt is het niet eenvoudig om nieuwe geschikte kandidaten te vinden.

Dit gaat fout bij veel organisaties

Organisaties denken al snel dat ze onboarding goed op orde hebben. Maar de realiteit blijkt vaak anders. Dit zijn een aantal veelvoorkomende fouten bij onboarding binnen organisaties:

Onboarding heeft geen prioriteit of wordt uitgesteld

Gebrek aan een structureel programma

Onduidelijke verwachtingen

Overload aan informatie

Gebrek aan doorlopende feedback

Geen aandacht voor culturele of generationele verschillen

Er worden geen resultaten gemeten

Ook is op de eerste werkdag van een nieuwe medewerker regelmatig de toegang tot systemen en middelen nog niet (goed) geregeld. Zo blijkt uit een onderzoek van systeemleverancier TOPdesk onder 1.000 respondenten dat 19% (een op de vijf!) van de medewerkers op zijn of haar eerste werkdag niets heeft kunnen doen, omdat toegang tot systemen en middelen nog niet geregeld was. Bij onboarding kun je dit als hygiënefactor bestempelen. Dit moet in ieder geval geregeld zijn, zodat de energie en de aandacht van de nieuwe medewerk uit kan gaan naar het leren kennen van de organisatie en collega’s.

De vijf C’s van onboarding

Deze vijf C’s vormen de kapstok voor een goed onboardingsprogramma. Deze kun je gebruiken om het programma op te bouwen.

Compliance: Dit is de basis die een nieuwe medewerker moet weten over de organisatie: de bedrijfsregels, omgangsvormen en veiligheidprocedures.

Clarification: Er moet gecommuniceerd worden over de verwachtingen en de rol die de nieuwe werknemer in gaat vullen. Vaak weet hij of zij namelijk niet wat de organisatie precies van hem verwacht. Door dit van te voren duidelijk en bespreekbaar te maken, weet iedereen waar ‘ie aan toe is, ook de organisatie zelf.

Culture: Een nieuwe medewerker moet weten wat de missie, visie en waarden zijn van de organisatie. Zo dompel je hem onder in de organisatiecultuur.

Connection: Vrijwel iedere werknemer staat in contact met collega’s, zowel formeel als informeel. Het is belangrijk dat medewerkers worden aangemoedigd relaties en netwerken op te bouwen. Nieuwe werknemers moeten de sociale structuur van de organisatie leren (her)kennen. Zo weten ze bij wie ze terecht kunnen, waardoor ze dingen sneller voor elkaar krijgen. De nieuwe werknemer kan in de onboardingfase bijvoorbeeld worden gekoppeld aan een buddy.

Check back: Na de inwerkperiode is het verstandig om bij de medewerker die het onboarding-programma heeft doorlopen, te checken of de realiteit strookt met de verwachtingen. Dit is ook een goed moment om feedback te vragen over het programma, zodat die verbeterd kan blijven worden.

Een goede onboarding heeft dus meerdere voordelen. Als je de vijf C’s van onboarding op orde hebt kom je al een heel eind.

Aan de slag met onboarding?

Bied jouw nieuwe medewerkers een goede start met het onboardingstraject Starten als Uitzendprofessional!

Meer informatie

Wat is onboarding? En waarom moet je dat weten?

De definitie van onboarding