Welke persoonsgegevens van uitzendkrachten mag je gebruiken?

Sinds de AVG in is gegaan op 25 mei 2018, zijn de regels rond persoonsgegevens en privacy strenger geworden. Als uitzendprofessional is het heel belangrijk om te weten welke gegevens van uitzendkrachten je mag gebruiken, bewaren of verstrekken. Maak je hierin een fout? Dan kan je, afhankelijk van de ernst van de fout, een fikse boete krijgen van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Daarom vind je in dit artikel in vogelvlucht welke persoonsgegevens van uitzendkrachten je in verschillende stadia mag gebruiken en welke niet.

Wat zijn persoonsgegevens?

Om persoonsgegevens goed te kunnen verwerken moet je eerst weten welke gegevens hieronder vallen. Kort gezegd zijn persoonsgegevens alle gegevens waarmee je een natuurlijk persoon kunt identificeren. Denk bijvoorbeeld aan:

• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Personeelsnummer
• Geboortedatum
• Geslacht
• Nationaliteit
• Werkervaring
• Opleidingen
• Login-gegevens

Bijzondere persoonsgegevens

Daarnaast zijn er ook bijzondere persoonsgegevens. Deze gegevens zijn gevoelig en zijn daarom wettelijk extra beschermd. Ze mogen daarom niet verwerkt worden, tenzij een wettelijke uitzondering van toepassing is en het strikt noodzakelijk is om deze te verwerken. Onder bijzondere persoonsgegevens vallen bijvoorbeeld etnische afkomst, politieke opvatting, religie, levensbeschouwing, strafrechtelijk verleden, seksuele geaardheid en gezondheid.

Wat is ‘verwerken’?

Als het gaat om persoonsgegevens, hebben we het vaak over het ‘verwerken’ ervan. Maar wat houdt dat allemaal in? Iedere handeling met betrekking tot persoonsgegevens is verwerken, zoals verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verspreiden, afschermen, wissen of vernietigen.

Ingeschreven uitzendkracht

Welke gegevens mag je noteren?

Wanneer je een uitzendkracht inschrijft, mag je alleen de gegevens noteren die nodig zijn voor arbeidsbemiddeling. Dit zijn bijvoorbeeld naam, adres, contactgegevens, relevante werkervaring en opleiding(en). Ook mag je sinds 1 januari 2018 een kopie van het identiteitsdocument van een werkzoekende die nog niet is geplaatst, maar daar wel voor in aanmerking komt, tot 4 weken bewaren in je administratie. Dat betekent dat je ook de gegevens die op die kopie van het identiteitsbewijs staan mag verwerken, zoals het Burgerservicenummer en nationaliteit. Let op: de gegevens die op het identiteitsbewijs staan mag je niet afzonderlijk registreren, tenzij het BSN nodig is om het doelgroepenregister te checken. De uitzendkracht moet hierover worden geïnformeerd en de gegevens moeten na de toetsing weer verwijderd worden. Ook voor het verwerken van de pasfoto is toestemming nodig van de uitzendkracht.

Wat mag je niet noteren?

Van een ingeschreven uitzendkracht mag je geen bijzondere persoonsgegevens verwerken. Denk bijvoorbeeld aan verzuim, ziekte of het dragen van een hoofddoek. Er is alleen een uitzondering voor medische gegevens die van vitaal belang zijn, zoals bijvoorbeeld ernstige epilepsie, zodat collega’s weten wat ze in een noodsituatie moeten doen.

Hoe lang mag je de gegevens bewaren?

De gegevens van een ingeschreven uitzendkracht mag je niet eeuwig bewaren. Zolang een ingeschreven uitzendkracht bemiddeld wil worden door het uitzendbureau, mag je relevante gegevens bewaren. Wanneer de uitzendkracht niet heeft gewerkt en heeft aangegeven niet opnieuw bemiddeld te willen worden, dan mag je de sollicitatiegegevens maximaal 4 weken bewaren. Je mag wel uitdrukkelijke toestemming vragen om de gegevens van de uitzendkracht maximaal één jaar na sollicitatie te bewaren.

Dit geldt niet voor de kopie van het identiteitsbewijs.  Als de kandidaat niet aan het werk gaat mag de kopie ID niet langer dan 4 weken worden bewaard. Verlenging van deze termijn is niet mogelijk.

Tip: Vraag ingeschreven uitzendkrachten om de zoveel tijd of ze nog door jou bemiddeld willen worden.

Werkzame uitzendkracht

Van een werkzame uitzendkracht mag je de volgende gegevens verwerken:

• NAW-gegevens (o.a. naam, adres, woonplaats)
• Bankrekeningnummer
• BSN
• Kopie identiteitsbewijs (deze moet voor aanvang van de werkzaamheden opgenomen zijn in de administratie)
• Gegevens over ziekteverzuim en gezondheid
• Gegevens loonbeslag

Met deze gegevens kun je de identiteit van de uitzendkracht vaststellen. Dit is extra belangrijk als het gaat om een buitenlandse uitzendkracht (zie Wet arbeid vreemdelingen).

Welke gegevens mag je verstrekken aan de inlener?

Gegevens als naam, adres, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres, relevante werkervaring, opleidingen en cursussen mag je verstrekken aan de inlener. Het BSN van de uitzendkracht mag je alleen delen met de inlener als dit noodzakelijk is voor vaststelling van aansprakelijkheid. Hiermee kan de inlenersaansprakelijkheid volledig worden uitgesloten. Gegevens die niet gedeeld mogen worden zijn uittreksel basisgegevens, bankrekeningnummer, strafrechtelijke gegevens en gezondheidsgegevens. Daarnaast mag je ook geen kopie van het identiteitsbewijs verstrekken aan de inlener. Alleen wanneer is vastgesteld dat het gaat om een buitenlandse uitzendkracht (niet-EER of inwoner van Zwitserland), dan mag de kopie aan de inlener worden verstrekt.

Lees ook: 9 veelgestelde vragen over de AVG: hoe zat het ook alweer?

Niet langer werkzame uitzendkracht

De gegevens van een uitzendkracht die niet meer werkzaam is via jouw uitzendonderneming, moeten uiterlijk twee jaar na de laatste dag waarop hij of zij werkzaam is geweest worden verwijderd. Er zijn een aantal gegevens die je langer moet bewaren als er sprake is van een wettelijke bewaartermijn. Dit zijn:

• Administratie en fiscale bewaarplicht

Voor administratie die nodig is voor controle op belasting en vennootschappelijke administratieplicht geldt een bewaartermijn van zeven jaar.

• Loonbelasting

Het identiteitsbewijs en loonheffingskortingen moet je tenminste vijf jaar bewaren na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking geëindigd is.

• Concrete klacht of claim

Bij een concrete klacht of claim mag je de daarvoor noodzakelijke gegevens bewaren tot de klacht/claim definitief is afgehandeld of verjaard.

Wil jij meer weten over privacy, persoonsgegevens en de AVG? Volg dan de e-learning AVG Oké en kom alles te weten over dit belangrijke onderwerp!

Ben jij AVG Oké?

Leer in een paar uurtjes alle ins en outs kennen over privacy, persoonsgegevens en de AVG met de e-learning AVG Oké!

Meer informatie