Zo optimaliseer je stapsgewijs het recruitmentproces
In een tijd van krapte op de arbeidsmarkt verwachten baanzoekers direct antwoord te krijgen op hun sollicitatie. Bovendien haken ze af bij te lange sollicitatieprocedures. Er zijn immers genoeg banen om uit te kiezen. Opdrachtgevers en hiringmanagers hebben direct mensen nodig om hun doelstellingen te behalen. Voor recruiters betekent dit dat het recruitmentproces zo snel en efficiënt mogelijk moet verlopen. Dit mag echter niet ten koste gaan van de kwaliteit van werving of de candidate experience (hoe de baanzoeker het hele proces en het contact met de organisatie ervaart). Hoe optimaliseer je je recruitmentproces om aan al deze eisen te voldoen?
Doelstellingen
Vaak worden recruiters afgerekend op de kosten per nieuw aangenomen medewerker. Hoe lang duurt het en hoeveel middelen/resources kost het gemiddeld om een nieuwe medewerker te werven en te selecteren? Bij het optimaliseren van het recruitmentproces moet de nadruk echter niet liggen op het zo snel en goedkoop mogelijk werven en selecteren van nieuwe medewerkers. Het doel moet zijn om de beste kandidaten te werven voor de organisatie. Optimaliseren van het recruitmentproces zou zich daarom moeten richten op:
- Kwaliteit (betere medewerkers)
- Tijd (efficiënter werken)
- Binding (hoe ervaart de baanzoeker het contact met de organisatie?).
Dit laatste punt – ook wel de candidate experience genoemd – is vooral belangrijk voor het werkgeversmerk en de lange termijn wervingsdoelstellingen van de organisatie.
Inzichtelijk maken van het recruitmentproces
De eerst stap in het optimaliseren van het recruitmentproces is het in kaart brengen van de verschillende stappen die doorlopen worden. Deze stappen heb ik uitgebreid beschreven in het artikel De 5 fases van het recruitmentproces.
Kwalitatief betere kandidaten
Om de kwaliteit van kandidaten te beoordelen moeten we meer details gaan toevoegen. Leg vast welke stappen er per fase worden ondernomen. Welke kanalen worden ingezet op welk moment? Vervolgens koppel je zoveel mogelijk resultaten aan elke stap. Voorbeeld is het aantal cv’s dat per kanaal binnen is gekomen. Het aantal kandidaten per kanaal dat een telefonische screening krijgt, en het aantal dat wordt uitgenodigd voor een 1e gesprek. Op deze manier krijg je inzicht in welke kanalen kwalitatief en kwantitatief de beste resultaten laten zien. Voorwaarde om dit te kunnen meten is dat je kunt registreren via welk kanaal kandidaten zijn binnengekomen.
Optimaliseren
Aan de hand van de kwalitatieve en kwantitatieve resultaten bepaal je welke stappen je moet ondernemen om dit deel van je proces te optimaliseren. Krijg je bijvoorbeeld veel cv’s binnen via de vacature op je eigen website, maar gaan er maar weinig kandidaten door naar een telefonische screening? Kijk dan of je vacaturetekst goed is geschreven en aansluit bij de doelgroep die je wilt bereiken. Als je tijd en geld wilt besparen is een pre-selecterende vacaturetekst toegespitst op de doelgroep effectiever dan een algemene tekst waar veel mensen zich in kunnen vinden. Levert sourcen weinig op? Maak een goede persona (gedetailleerde omschrijving van je doelgroep). Bepaal of je doelgroep online actief is, en zo ja waar. Of investeer in een goede training om meer handvatten te krijgen om goed te kunnen sourcen.
Efficiënter werken
Om de duur van het recruitmentproces de verkorten ga je vervolgens kijken hoe lang elke fase duurt. Begin weer met de grote lijnen. Deze data kun je in het algemeen uit je eigen systemen halen.
In bovenstaand model zie je een voorbeeld. Gemiddeld over alle branches heen duurt het proces van vacature tot aanname van een nieuwe medewerker 2 tot 4 weken. Elke dag die je kunt besparen in het proces levert winst op. Door met de grote lijnen te beginnen zie je soms direct in welke fase de meest winst te behalen valt. Per fase kun je nu verder uitwerken hoeveel tijd elke stap duurt. In onderstaand voorbeeld is de fase Werving uitgewerkt.
Nu je zowel de tijd die elke stap kost en de resultaten die het oplevert inzichtelijk hebt gemaakt, kun je beslissen bij welke stappen je tijd wilt en kunt winnen.
Standaardiseren, automatiseren en duidelijke afspraken
Als je het hele proces inzichtelijk hebt gemaakt kun je gaan optimaliseren. Zijn er stappen die je kunt automatiseren of standaardiseren? Kun je strakke(re) afspraken maken met de stakeholders die betrokken zijn bij de stappen? Levert het wijzigen van de volgorde van stappen winst op? Kun je stappen overslaan?
In bovenstaand voorbeeld levert het plaatsen van vacatures op jobboards relatief veel op (kwalitatief en kwantitatief). Je kunt op basis daarvan besluiten om het doorplaatsen te automatiseren door een samenwerking aan te gaan met multiposter-websites zoals InGoedeBanen.nl, RecruitmentTechnologies, Mimir multiposting of Broadbean.
Social media
Ook social mediacampagnes zijn lucratief in bovenstaand voorbeeld. Deze kunnen eerder in het proces ingezet worden waardoor er sneller goede cv’s binnenkomen. Kijk of je schakels uit het proces kunt halen. Is het echt noodzakelijk om eerst de hiringmanager en dan de HR-adviseur naar het cv te laten kijken? Als het niet anders kan kunnen ze dan tegelijkertijd het cv krijgen om het proces te verkorten?
Tijd winnen in het recruitmentproces
Er zijn talloze manieren waarop je tijd kunt winnen zonder dat het ten koste gaat van de kwaliteit van werven. Sterker nog, vooral de jongere generatie haakt al snel af wanneer een recruitmentproces langer dan een week duurt. Een aantal tips:
- Een duidelijk afspraak met een hiring manager of opdrachtgever dat hij binnen een dag een reactie geeft op een cv levert al heel veel winst op.
- In de werving kun je gebruik maken van preselectietools zoals knock-out-vragen om de eerste selectie te automatiseren.
- Laat kandidaten een aantal standaardvragen beantwoorden per video zodat je sneller kunt selecteren en vergelijken.
- Het merendeel van de recruiters geeft aan dat het inplannen van een 1e interview tussen de 30 minuten en 2 uur kost per week. Er zijn vele gratis en betaalde tools waarmee je sollicitanten zelf afspraken kunt laten inplannen in je agenda zoals Calendly, Timetrade, Appointly of software van Yello.
- Je kunt gesprekken inkorten door kandidaten van tevoren een video over de cultuur en de historie van de organisatie te sturen.
De Candidate experience
In een recent onderzoek van Yello onder baanzoekers van generatie Z (18-22 jarigen) geeft 44% van de ondervraagden aan dat de recruiter de grootste impact heeft op de beslissing om een baan aan te nemen of niet. Bij millenials ligt dat percentage op 29%. Daarnaast geeft nog eens 54% van de ondervraagden uit generatie Z aan dat ze een sollicitatieprocedure niet afronden als de technologie achter het proces achterhaald is. De beleving van de kandidaat moet dus een cruciaal onderdeel zijn van het optimaliseren van het recruitmentproces om talenten niet te verliezen tijdens de procedure.
De vacaturetekst
De beleving begint al bij de vacaturetekst (en eigenlijk daarvoor al in alle communicatie via media). Als de doelgroep zich niet aangesproken voelt door de tekst, de tone-of-voice of de informatie over de organisatie of de functie haakt zij op dat moment af. Dit betekent in ieder geval dat je moet letten op:
- Een actieve manier van schrijven.
- Taalgebruik passend bij de doelgroep.
- Het benoemen van de pullfactoren (eigenschappen van een baan en organisatie die aantrekkelijk zijn voor jouw doelgroep).
- Het gebruik van afbeeldingen, video, infographics, cijfers om een vacature aantrekkelijker en overzichtelijker te maken.
De selectieprocedure
Als een kandidaat gaat solliciteren is het cruciaal dat de beleving van de vacaturetekst consequent wordt doorgevoerd in de selectieprocedure. Niets frustrerender dan een geweldige beleving die direct gevolgd wordt door een sollicitatieformulier van 6 pagina’s. Of een foto-herken-spel waarmee je moet aantonen dat je geen robot bent. De top 3 van grootste frustraties onder de jongere generatie baanzoekers in het zoeken van een baan:
- Geen feedback krijgen op een sollicitatie (36%)
- Het sollicitatieproces in zijn geheel (28%)
- Het in orde maken van het cv (20%)
Keep it simple
Houd het sollicitatieproces zo simpel en kort mogelijk. Denk bij elke stap in het proces na of dit echt noodzakelijk is. Zo niet, schrap de betreffende stap dan. Zorg ook dat het proces duidelijk is voor de sollicitant, bij voorkeur voordat zij gaat solliciteren. Dit kan heel simpel door de stappen te benoemen die zij moet doorlopen tot aan de eerste werkdag.
Een motivatiebrief schrijven is voor heel veel baanzoekers een enorm struikelblok. Ze weten niet waar ze moeten beginnen. Niet iedereen is even goed met tekst (en is dit belangrijk voor de functie?). Sommigen vinden het gewoon te veel werk. Bepaal of een motivatiebrief echt iets toevoegt aan de selectieprocedure. Zo niet, schrap deze verplichting dan.
Koppeling LinkedIn-profiel
Geef sollicitanten de mogelijkheid om hun LinkedIn-profiel te koppelen aan de sollicitatie. Niet iedereen heeft een up-to-date cv (zoals de latente baanzoekers die toevallig op jouw leuke vacaturetekst terecht komen). Met name jongere generaties vinden het onzin om zaken dubbel te doen. Ze hebben vaak online een profiel dat ze regelmatig bijwerken. Maak daar gebruik van.
Bevestigingsmail
Zorg voor een bevestigingsmail als mensen hebben gesolliciteerd. Dit voorkomt dat mensen gaan bellen om te verifiëren dat hun sollicitatie in goede orde is ontvangen. Zet in deze mail ook wat ze kunnen verwachten en wanneer. Dit is een moment waarop je de bedrijfscultuur naar voren kunt laten komen. Op welke toon communiceer je (formeel, informeel)? Vanuit wie wordt de mail verstuurd (de directeur, de recruiter)?
Doelgroepspecifiek communiceren
Ook de manier van communiceren verschilt per doelgroep. Achmea heeft in haar sollicitatieproces een vraag opgenomen over de manier waarop de sollicitant benaderd wil worden. Via een app, via de telefoon of via de mail. Door zo’n simpele vraag speel je direct in op de behoeftes van de doelgroep.
Kandidaten afwijzen
Denk goed na over hoe je mensen afwijst. Een goede afwijzing kan ervoor zorgen dat mensen sneller bij je terugkomen voor een andere functie of maakt van afgewezen sollicitanten ambassadeurs. Rituals geeft elke sollicitant persoonlijk antwoord. Sollicitanten krijgen een sample en bedankkaartje thuis. Elke sollicitant die op gesprek komt (ook als deze afgewezen wordt) krijgt 2 cadeautjes, 1 voor henzelf en 1 om weg te geven. Een goede afwijzing hoeft niet altijd geld te kosten. Een duidelijke, gepersonaliseerde mail doet al een heleboel. Maak templates met een standaard tekst waar je ruimte vrijlaat voor de naam van de kandidaat en een persoonlijke noot.
Efficiëntere gesprekken
Probeer de procedure zo efficiënt en kort mogelijk te maken. Vier sollicitatiegesprekken voordat je een beslissing kunt nemen is echt niet meer van deze tijd. Het geeft een sollicitant het gevoel dat je twijfelt aan zijn capaciteiten. Combineer een 1e gesprek met een rondleiding waarbij je je toekomstig leidinggevende een hand kunt geven (direct een moment om de klik te testen). Als je voor een externe opdrachtgever werkt is het goed om hier afspraken over te maken. Je wilt voorkomen dat je een goede match hebt gemaakt die vervolgens stuk loopt op een te langdradig proces bij de opdrachtgever.
Het WAUW-effect
Als je een baanzoeker kunt verrassen doe dit dan! Een speciale ervaring blijft hangen en zorgt ervoor dat je een kandidaat voor langere tijd aan je kunt binden. Als je je recruitmentproces in kaart hebt gebracht kijk dan bij welke stappen je het WAUW-effect kunt creëren. Niet elke stap hoeft een enerverende ervaring te zijn, kies bewust waar je de kandidaat wilt verrassen op basis van wat past bij de organisatie en wat relatief makkelijk realiseerbaar is om consequent uit te voeren.